تبیان، دستیار زندگی

همیشه پیش خود فکر می‌کنیم که غافلگیر زمان می‌شویم، چرا برای ما این اتفاقات بیشتر رخ می‌دهد و نه دیگران؟ چرا زمانی که آمادگی این اتفاقات را داریم رخ نمی‌دهند؟ و زمانی پیش می‌آیند که آمادگی آن را نداریم؟همیشه پیش خود فکر می‌کنیم که غافلگیر زمان می‌شویم و زمان آن طور که باید و شاید به ما اجازه نمی‌دهد کارهای که در ذهن و شاید حتی در رویاهای خود می‌پرورانیم به انجام برسانیم. بهترین فرصت‌ها و یا بدترین آنها همیشه زمانی رخ می‌دهد که انتظار و امادگی‌اش را نداشته‌ایم.

حتما شما هم با چنین موقعیت‌های دشواری روبه رو شده‌اید و توضیحات گفته شده را به راحتی درک می‌کنید‌. چرا چنین می‌شود؟ چرا برای ما این اتفاقات بیشتر رخ می‌دهد و نه دیگران؟ چرا زمانی که آمادگی این اتفاقات را داریم رخ نمی‌دهند؟ بلکه زمانی پیش می‌ایند که آمادگی آن را نداریم؟پاسخ همه‌ی این سئوالات در بحثی به نام "مدیریت زمان" نهفته است. مدیریت زمان یعنی چی؟ و این بحث به چه معناست؟ یعنی اینکه از فرصت‌ها و لحظه‌هایی که داریم بهترین استفاده را داشته باشیم، حتی زمانی که منتظر چنین پیش‌امدی نباشیم. شاید این صحبت‌ها به نظرتان تکراری باشد اما یک تفاوت دارد و آن این است که راه کارهایی ارائه داده‌ایم تا شما بتوانید از زمان خود استفاده بهینه داشته باشید:

1. لازمه‌ی و شرط اصلی مدیریت زمان این است که شما هدف‌های اصلی زندگی خانوادگی و شخصی خود را مشخص کنید و بهترین روش این است که هدف‌تان را بنویسید و در این امر برنامه‌ریزی، دقت و تلاش زیادی را به خرج دهید تا بتوانید به اهداف خود نایل شوید چون اگر یکی از عامل‌های گفته شده نباشد در راه سر در گم خواهید شد.

2 . رسیدن به هر هدفی حتی خیلی کوچک نیاز به زمان مناسب دارد و به تدریج صورت می‌گیرد، اگر تلاش لازم را انجام می‌دهید ولی به نتیجه‌ای که می‌خواهید نمی‌رسید، ناراحت و نگران نشوید به تلاش خود ادامه دهید. تلاش‌های ما همانند مثال یک درخت و باغبان آن است. ما باغبان و تلاش‌هایمان مانند یک درخت است. باغبان درخت خود را آبیاری می‌کند، مواظب آن است تا در فصل مناسب از میوه‌های درختش استفاده کند و انتظارات خود را برای فصل تابستان نگه می‌دارد و این امید را ندارد که درختش در فصل زمستان به او میوه بدهد. پس شما هم تلاش خود را بکنید اما منتظر باشید تا زمان باروری درختتان فرا برسد.

3. رسیدن به هر هدف نیازمند انجام چندین فعالیت کوچکتر است. شما باید چندین قدم کوچکتر را بردارید تا به اهداف بالاتری برسید. تلاش می‌کنیم ریز..ریز همانند ابر که همه می‌دانیم ابر حاصل تلاش قطره قطره‌های اب است تا تبدیل به ابری پربار می‌شود. پس یادمان باشد برای پر بار شدن ابر باید از قطره قطره‌های اب شروع کنیم.

4. بدون داشتن هدف‌های قابل وصول و مشخص شما نمی‌توانید درباره مدیریت زمان خود تصمیم بگیرید. پس هدف‌هایی را در نظر داشته باشید که بتوانید به آنها برسید، نکته‌ی مهمی که در اینجا حائز اهمیت است این است که در حد تلاشتان، رزو و هدف داشته باشید نه کمتر نه بیشتر. زیرا اگربیشتر از تلاشتان ارزو داشته باشید چون به آنها نمی‌رسید دچار سرخوردگی و افسردگی خواهید شد.

5. برنامه‌های زمانی در خانواده تا حدودی به برنامه‌های زمانی یکایک اعضای خانواده بستگی دارد. اگر برنامه‌ریزی و هدفی برای زندگی شخصی و خانوادگی خود دارید این کار مستلزم همکاری و یاری تمام اعضای خانواده است.

6. اگر هدفی را دارید که گروهی است و لازمه‌ی آن تلاش تمام اعضای گروه است متناسب با توان خود و اعضای گروه گام بردارید نه خیلی سریع نه کند.

7. اولویت‌ها در یک زمان تغییر پذیرند ولی لازم است در هر زمانی اولویت‌ها را بازنگری کنید و تغییر دهید. گاهی تلاش‌های شما فراتر از آن که پیش بینی می‌کردید می‌رود پس در این جا و در این مرحله باید تغیری دراهداف خود ایجاد کنید. و یا بر عکس متوجه می‌شوید که قادر به تلاش در این حد نیستید پس در اهداف خود یک باز نگری داشته باشید.

8 . از همسرتان و یا والدین خود انتظارات افراطی نداشته باشید. به طور کلی افراد کمال طلب آماده مساحمه و اتلاف وقت هستند. این گونه از افراد با ادعای اینکه کسی به آنها کمک نکرده و زمینه موفقیت آنها را فراهم نکرده است کارهای خود را توجیح می‌کنند. درسته که کمک و مساعدت دیگران در موفقیت‌های ما نقش دارد اما این نقش تا حدودی اهمیت دارد و بیشتر درصد موفقیت به تلاش‌های خود فرد بستگی دارد.

9 . برای برنامه‌ریزی بهتر اوقات خود نیاز به توجه به خود، همسر و یا افرادی که می‌توانند به شما کمک کنند دارید. زیرا تشویق و دلداری و مساعدت دیگران نقش بسزایی در پیشرفت سریع تر شما دارد .

10 . سعی کنید بعضی از باورهای نادرست درباره مدیریت ناکارآمد زمان را در ذهن خود از بین ببرید. مثلا خیلی از افراد می‌گویند از فلان روز یا از فلان تاریخ شروع می‌کنم به درس خواندن، شروع می‌کنم به کار کردن یا.. نه اینها همه باورهای غلط است. از همین امروز تصمیم بگیرید و تلاش خود را شروع کنید به امید آینده‌ای واهی نباشید. چون اگر منتظر چنین روزی باشید هیچ وقت، چنین روزی فرا نمی‌رسد.

11 . در گذشته توقف نکنید و افق‌های زیبایی را برای خود ترسیم کنید. تنها از گذشته خود درس بگیرید و به عنوان موتوری برای حرکت به جلو از آن استفاده کنید نه برای حرکت به عقب.

12. این باور را درخود ایجاد کنید که شما مسئول زندگی و اعمال شخصی خود و خانواده تان هستید. بعضی از افراد عادت دارند همیشه مشکلات و سختی‌های که برایشان در جریان زندگی پیش می‌آید را به گردن دیگری می‌اندازند برای اینکه خود را تبرئه کنند راهی بهتری از این را نمی‌شناسند. اگر متاهل باشند، تقصیرات را به گردن همسر خود می‌اندازند، و اگر مجرد باشند، پدر و مادر خود را مسئول تمامی این مشکلات می‌دانند. اما این موضوع ا را باور کنید که تنها شما و شما هستید که مسئول تمامی مصائب و مشکلات زندگی خود هستید. پس برای حل آنها باید خودتان به تنهایی گام بردارید. 

آشفتگیها :
این پرسشنامه در یک بررسی اجمالی از موفقیت شغلی و شناسایی عواملی که در آشفتگی کار و اتلاف زمان موثرند شما را یاری میکند .( قسمت هایی از این پرسشنامه مربوط به فعالیتهای شغلی افراد است ، اگر شاغل نیستید سعی کنید مصداقی در زندگی خود برای آن قسمت پیدا کنید تا مجموع امتیازات شما متناسب با واقعیت باشد)

پرسشنامه : ارزیابی صادقانه از مدیریت زمان خود

رهزنان زمان من .................. تقریبا همیشه ... معمولا ... گاهی اوقات ... تقریبا هیچ وقت
____________________________________________________________________________
1.تلفن سبب توقف کارم میگردد
و مدت مکالمات نیز بیش از حد
لزوم است.
____________________________________________________________________________
2. مراجعین متعدد از خارج و
داخل سازمان مرا از کار باز
میدارند.
___________________________________________________________________________
3. جلسات بیش از حد طولانی
است و معمولا نتایج آنها برای
من خوشایند نیست.
____________________________________________________________________________
4. وظایف سنگین با محدودیت
زمانی ناسازگار هستند و من از
انجام آنها به نحوی طفره میروم.
____________________________________________________________________________
5. من اولویت بندی ضعیفی دارم.
سعی میکنم کارهای بسیاری را
در یک زمان انجام دهم. من برای
مسایل کم اهمیت، زمان زیادی را
صرف میکنم و وقت کافی برای
مسائل مهمتر باقی نمیماند.
____________________________________________________________________________
6. من برنامه ها و مهلت پایان
آنها را تحت فشار زمان تعیین
شده میبینم و رویدادهای پیش بینی
نشده اغلب ابفاق می افتد و این
احساس را دارم که من بیش از
توانم کار پذیرفته ام .
____________________________________________________________________________
7. بررسی و تطبیق اوراق و
پرونده های فراوانی که بطور
نامرتب میز مرا اشغال کرده اند
زمان زیادی می طلبد.
____________________________________________________________________________
8. عدم برقراری ارتباط کافی
با دیگران، تاخیر در مبادله ی
اطلاعات و ارتکاب خطا باعث
اتلاف وقت میشود.
____________________________________________________________________________
9. در حال رسیدگی به اموری
هستم که توسط سایرین هم قابل
اجراست .
____________________________________________________________________________
10. برای من گفتن (نه) به دیگران
بسیار سخت است و این امر باعث
میشود کارهایی را انجام دهم که به
من مربوط نیست.
____________________________________________________________________________
11. من اهداف واضحی برای حرفه
و خودم تعریف نکرده ام ، به همین
دلیل مفهوم واقعی آنچه که در طی
روز انجام میدهم برایم دوراز ذهن
است.
____________________________________________________________________________
12. بعضی اوقات ضعف خود انظباطی
سبب میشود تا کارهایی را دوباره
انجام دهم.
____________________________________________________________________________

تمام علامتهایی را که در هر...............0 ...........1...........2 ...............3..(امتیازهای جدول)
ستون زده اید با هم جمع کنید و...........ضربدر..........ضربدر........ضربدر..........ضربدر
در امتیازهای جدول ضرب
نمایید..................................1...........1..............5...............5..( مجموع اعداد ستونهای من )
____________________________________________________________________________

.....................................0............1............10.............15
جمع کل 26 امتیاز
امتیازها

امتیاز 17-0 :
شما دارای برنامه ریزی منظمی برای زمانتان نیستید و اجازه میدهید تا دیگران برنامه های شما را
تعیین کنند .شما قادر به مدیریت کردن خود نیستید ، دیگران را رها کنید. ( مدیریت زمان ) شروع تازه ای
را همراه با زندگی موفقی برای شما فراهم می آورد.

امتیاز 24-18 :
شما سعی میکنید زمانتان را سازماندهی کنید اما برای اینکه موفق شوید به قدر کافی مصمم نیستید.

امتیاز 30-25 :
مدیریت زمان شما خوب است اما میتوانید از این هم بهتر شوید .

امتیاز 36-31 :
باید به شما تبریک گفت، زیرا الگویی برای کسانی هستید که میخواهند از زمان خود بهترین استفاده را ببرند.
به سایرین اجازه دهید تا از تجربیات شما سود ببرند و با شیوه ی مدیریت زمان شما آشنا شوند .

طرح عمل دوم :

از امروز شروع کنید ، برای غلبه بر هر یک از رهزنان زمانتان چه کار خواهید کرد؟

رهزنان زمان ............... دلیل ................ راه حل احتمالی
1.پراکندگی مقالاتم........عدم دسته بندی دقیق........طبقه بندی مجموعه مقالاتم در گروههایی با عنوانهایی جزئی تر
2.
3.
4.
5.
:
:

سلام هانیه جون

راه حل خیلی خوبیه ... منم بعضی وقتا این کار رو میکنم .. میگم بعضی وقتا ، چون واقعا سخته کنترل افکار مخصوصا روزایی که خیلی درگیر بودم . حالا هی هر چی تمرکز میکنم که الان وقت فکر  نیست ولی ... :)

بیشتر یادت اومد حتما بگو .. البته در ادامه هم با ما همراه باش و ادامه بده .

سلام

از اون سه مورد که قرمز کردم خیلی خوشم اومد و کلی خندیدم ... مگه سرکار چت هم میشه کرد ... واقعا جای تبریک داره که شما میتونید این همه کار رو با هم انجام بدید :) و اون حس کنجکاویتون واقعا قابل تحسینه :) !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

استفاده از برنامه های آموزشیه موبایل هم خیلی خوبه و شدیدا به فکر خرید یه موبایل خوب افتادم فعلا هم که با 1200 زمستونو سر میکنم :)

راستی منظورت از بی آر تی همون حمل و نقل شهریه ؟؟؟ بابا خانم مهندس جون کوتاه بیا ... من از کلمات خارجکی رو متوجه نمیشما :)

ای بابا .. حالا از ارشمیدس تقلید میکنید مواظب باشید که ... نه خب مثل اینکه شما از تو کمدتون چیزی رو یافتید نه از تو ... :)

در مورد برگه ای که پیدا کردید ، منم یه کشو دارم که کلی از این چیزا توشه ولی خب شما خیلی موفق بودید که هنوز به برنامه هاتون ادامه میدید چون من برنامه هام خیلی بلند مدت اجراشون نکردم . البته به جز برنامه هایی که در اجراشون اجبار وجود داشته .

انشاءالله اگه دوستان مشتاق باشن فردا قانون 80 -20 رو با مثالهای بیشتری پیگیری میکنیم.

چطوره ؟ پرسشنامه م خوب نیست ؟ به من که کمک کرد بیشتر ضعفام دستم بیاد .

راستی دیشب خواب دیدم کلی کاربر اومده تو این تاپیک و انجمن مدیریت کلا شلوغ شده .

خوشحالم که حداقل این چند خط باعث شادی دیگری شده.

چرا که نشه مدیر جان، تازه ما تو محل کار با هم با چت صحبت میکنیم تا اینکه بخواییم از این سمت دفتر

به اون سمت دفتر موشک پرتاب کنیم  چت همیشه هم مضر نبوده.

ممنونم از تبریکتون اما جای تاسف داره واقعا... من اسمش رو نمیذارم کنجکاوی اسمش رو میذارم توجه زیادی!

منظورم از بی آر تی همون اتوبوس های تندرو می باشد که کیلو کیلو آدم رو جابجا میکنه و در انتها هنگام پیاده شدن

همچون کاغذی سبک به بیرون پرتاب می شوید

آبجی ملک جون بی زحمت نظرتو درباره ی پرسشنامه و طرح عمل دوم بگو :)

با تشکر / مدیری در انتظار موفقیت

پرسشنامه : ارزیابی صادقانه از مدیریت زمان خود

1.تلفن سبب توقف کارم میگردد
و مدت مکالمات نیز بیش از حد       گاهی اوقات 

لزوم است.
___________________________________________________________

2. مراجعین متعدد از خارج و
داخل سازمان مرا از کار باز میدارند.    گاهی اوقات      ___________________________________________________________

3. جلسات بیش از حد طولانی
است و معمولا نتایج آنها برای           تقریبا هیچ وقت     

من خوشایند نیست.
___________________________________________________________

4. وظایف سنگین با محدودیت
زمانی ناسازگار هستند و من از          گاهی اوقات 

انجام آنها به نحوی طفره میروم.
___________________________________________________________

5. من اولویت بندی ضعیفی دارم.
سعی میکنم کارهای بسیاری را
در یک زمان انجام دهم. من برای
مسایل کم اهمیت، زمان زیادی را          تقریبا هیچ وقت   

صرف میکنم و وقت کافی برای
مسائل مهمتر باقی نمیماند.
_________________________________________________________

6. من برنامه ها و مهلت پایان
آنها را تحت فشار زمان تعیین
شده میبینم و رویدادهای پیش بینی
نشده اغلب ابفاق می افتد و این             گاهی اوقات

احساس را دارم که من بیش از
توانم کار پذیرفته ام .
____________________________________________________________

7. بررسی و تطبیق اوراق و
پرونده های فراوانی که بطور
نامرتب میز مرا اشغال کرده اند       تقریبا هیچ وقت 

زمان زیادی می طلبد.
_____________________________________________________________

8. عدم برقراری ارتباط کافی
با دیگران، تاخیر در مبادله ی         تقریبا هیچ وقت 

اطلاعات و ارتکاب خطا باعث
اتلاف وقت میشود.
____________________________________________________________

9. در حال رسیدگی به اموری
هستم که توسط سایرین هم قابل           گاهی اوقات 

   اجراست .
____________________________________________________________

10. برای من گفتن (نه) به دیگران
بسیار سخت است و این امر باعث
میشود کارهایی را انجام دهم که به           گاهی اوقات 

من مربوط نیست.
__________________________________________________________

11. من اهداف واضحی برای حرفه
و خودم تعریف نکرده ام ، به همین
دلیل مفهوم واقعی آنچه که در طی        تقریبا هیچ وقت 

روز انجام میدهم برایم دوراز ذهن
است.
_________________________________________________________

12. بعضی اوقات ضعف خود انظباطی
سبب میشود تا کارهایی را دوباره           گاهی اوقات 

انجام دهم.
________________________________________________________

جمع کل 29 امتیاز

سلام
ممنون ملک الشعرای عزیز... خیلی خوبه ... از قبل هم کاملا معلوم بود خیلی خوب میتونید زمانتونو مدیریت کنید . .. و اون شفاف سازی درباره ی افراد داخل سازمان هم خیلی صادقانه بود :))

خب دوستان فکر کنم تا حالا هر کس مایل بوده این مطالب رو بخونه ، خونده باشه ... پس میریم ادامه بدیم :))
همراه ما باشید .