تبیان، دستیار زندگی

اگر شما به‌عنوان‌یک مدیر شبکه از Exchange Server برای اداره‌کردن ترافیک ایمیل استفاده می‌کنید، SharePoint قادر است عملیات توزیع را تا اندازه زیادی تسهیل کند. شما می‌توانید یک سایت SharePoint را به‌عنوان نقطه‌ای منفرد برای دریافت ترافیک Exchange ایجاد کرده و در آن واحد به‌صورت عملی و ضمن داشتن کلیه فاکتورهای امنیتی و امکانات Membership، اقدام به توزیع ترافیک برای یک گروه یا چند گروه خاص کنید. 

با تعیین یک پوشه عمومی برای SharePoint و اختصاص آن از درون Exchange، وظیفه Exchange به‌انجام رسیده و SharePoint از داخل آن پوشه وظایف خود را به انجام خواهد رساند.

مایکروسافت این مطلب را به‌خوبی جا انداخته که SharePoint Services اصولاً یک جعبه ابزار حاوی راه‌حل‌های مشارکتی است. ایجاد سایت‌هایی برای تعاملات گروهی، به‌اشتراک‌گذاری و مدیریت اسناد و فایل‌های مرتبط با پروژه‌ها، انجام آزمایش و دیگر عملکردهای مشارکتی از وظایف طبیعی SharePoint هستند. 

یکی از وجوه کمتر شناخته شده SharePoint این‌است که این ابزار قابلیت‌های بسیار بالایی از لحاظ همکاری با دیگر ابزارها داشته و مقیاس‌پذیری آن بسیار بالا است. آنچه به‌عنوان کتابخانه منبع توسط یک گروه به اشتراک گذاشته می‌شود، می‌تواند با هدف تطبیق با کل سازمان یا جامعه وسیع‌تری از کاربران تحت نظر قرار گرفته شود. SharePoint Services به‌سهولت روی سرورهای چندگانه استقرار یافته و امکان ذخیره‌سازی حجم عظیمی از اطلاعات را فراهم می‌سازد.

SharePoint Services کاملاً با FromtPage 2003 یکپارچه شده است، بنابراین کلیه ابزارهای WYSIWYG متعلق به FrontPage قابل استفاده در سایت‌های SharePoint هستند (اگر سازمان شما از لحاظ فنی در سطوح بالایی قرار دارد، تمام این ابزارها از طریق ASP.NET قابل دسترسی هستند). 

شما می‌توانید با استفاده از FrontPage به‌کارگیری ابزار Web Parts را آسان کنید. این ابزار به‌شما این امکان را خواهد بخشید تا قطعات ماجولار کدها را دوباره در سایت‌های SharePoint به‌کار گیرید. به‌این ترتیب، داده‌های live را از منابع متعددی دریافت دارید. 

همچنین قادر خواهید بود تا به کاربران اجازه دهید این ماجول‌های کد را از طریق جای دادن بخش‌هایی از Web Parts در داخل سایت خود کنترل کرده و در نتیجه کنترل‌های پیچیده‌ای را با روش drag-and-drop در اختیار داشته باشند. مدیران شبکه می‌توانند کنترل کاملی را از طریق XSLT که مستقیم یا از طریق FrontPage در اختیارشان قرار می‌گیرد، در اختیار داشته و در صورت لزوم Conditional Formatting را به‌کار ببرند.

InfoPath 2003، یک ابزار دسکتاپ متعلق به مایکروسافت است که وظیفه آن مدیریت جامع فرم‌ها و انتقال داده‌ها است. این نرم‌افزار فناوری قدرتمندی داخل خود دارد و آنچنان که باید مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. این فناوری امکانی را برای مدیران شبکه فراهم می‌سازد تا برخی از امکانات این ابزار مانند قابلیت‌های XML و فرم‌های کاربرپسند آن را با SharePoint درهم‌آمیزند.

شما این ویژگی را به‌خصوص در زمان انتشار مستقیم فرم‌های InfoPath به کتابخانه SharePoint بسیار مفید و کارآمد خواهید یافت. در این کتابخانه، فرم‌ها قابلیت ذخیره‌سازی داشته و از همه مهم‌تر می‌توان آن‌ها را به‌اشتراک گذاشت. به‌این ترتیب و از طریق دسترسی گروه کاری به این فرم‌ها SharePoint می‌تواند نقش یک ابزار مشارکتی را ایفا کند. 

در زمان استفاده از این قابلیت فرم اصلی در Header کتابخانه ذخیره شده و مجموعه نتایج به‌صورت XML ایجاد می‌شوند. همچنین با استفاده از SharePoint Portal می‌توانید سرویس‌های SharePoint Portal Web را برای کمک به ابزار فرم‌ساز InfoPath و استفاده از آن در دسکتاپ اشتراکی به‌کار گیرید. از این طریق می‌توان دسترسی به این اطلاعات را در دیگر سیستم‌ها و داخل سازمان فراهم کرده و استفاده از آنان را وسعت بخشید.

فرا داده یا Metadata یک مفهوم حیاتی و حساس در SharePoint Services بوده که به روش‌های مختلف قابل استفاده است. با استفاده از Metadata می‌توانید به‌عنوان مؤثر اقدام به ایجاد آرگومان‌های جست‌وجو آن‌هم به‌صورت سفارشی کرده و اطلاعات خود را به‌صورت داینامیک ساماندهی کنید. در این‌صورت شما قادر خواهید بود تا از جست‌وجوی مضامین در یک کتابخانه اسناد برای استخراج اطلاعات از کتابخانه دیگری استفاده کنید. 

همچنین شما می‌توانید برای مرتب کردن کتابخانه‌های اسناد خود پا را فراتر از فولدرهای سلسله‌مراتبی سنتی گذاشته و با ایجاد جست‌وجوهایی بر مبنای Metadataها از آنان نه‌فقط به‌عنوان کلیدهای سازمانی برای اسناد یک کتابخانه، بلکه در آرگومان‌های جست‌وجو و تعیین مکان اسناد در دیگر کتابخانه‌ها استفاده کنید. 

از این راه قادر خواهید بود تا نسبت به ایجاد مخازن قابل جست‌وجوی اسناد با قابلیت‌های مؤثر داینامیک و نه تنها با قابلیت جست‌وجو، بلکه با قابلیت ساماندهی مکرر و بدون نیاز به دستکاری فیزیکی اسناد بهره جویید.

یکی از قابلیت‌های اصلی SharePoint امکان ایجاد نقاط توزیع مشترک برای داده‌هایی است که در چندین منبع متفاوت قرار دارند و انتقال آنان با استفاده از مدهای متفاوت. البته، نقش انتقال داده در اینجا به پایان نمی‌رسد. بسته به این‌که سایت سازمانی شما حاوی چه اطلاعاتی بوده و این سایت‌ها چه نقشی را در سیستم شما ایفا می‌کنند، می‌توانید عمل انتقال و توزیع حقیقی داده را از یک سرور به سرور دیگر و با استفاده از ابزارهای «انتقال سایت» SharePoint انجام دهید. 

به‌عنوان مثال، اگر یک سایت SharePoint را به‌صورت داخلی و برای ارائه اطلاعات در مراحل مختلف کاری پیاده‌سازی کرده‌اید، محتویات SharePoint پایگاه داده در این سایت می‌تواند در یک فرآیند واقعی با استفاده از این ابزارها(که برنامه‌های Command Line و در نتیجه قابل اسکریپت‌نویسی) مورد تغییر قرار گیرد. 

کاربرد اصلی SharePoint Services عمدتاً در مدیریت اسناد است. اما ذخیره‌سازی اسناد Word در SharePoint، قرار دادن اسناد در کتابخانه‌ها و بررسی اسناد ورودی و خروجی از دیگر وظایفی هستند که این سرویس در اختیار مدیر سیستم قرار می‌دهد.

با وجود این، امتداد این امکانات و ورود آن به فضای کاری اشتراکی عاملی است که قدرت حقیقی این ویژگی‌ها را به‌نمایش خواهد گذاشت. برای این‌کار می‌توانید از Task Pane که اسناد را به کتابخانه‌‎ها متصل می‌سازد استفاده کرده و از برخی گزینه‌های دیگر که در داخل آن وجود دارد برای مدیریت آسان‌تر اسناد، به‌ویژه در به‌اشتراک‌گذاری آنان در فضای کاری مشترک بهره برد. با استفاده از Task Pane می‌توان امکانات زیر را در اختیار داشت:

- پیگیری وضعیت و مقایسه نسخه‌های اسناد

- تعیین اشخاص دارای مجوز برای دسترسی به سایت و اسناد

- نظارت بر وظایف

- ایجاد اخطارها

البته، شما می‌توانید نه تنها Word، بلکه کلیه اسناد بسته کاربردی آفیس را در SharePoint به‌کار گیرید.

معماری Web Parts و Web Part (قابل دسترس برای SharePoint از طریق FrontPage 2003 و ASP.NET) این قابلیت را دارد تا به‌عنوان یکی از اجزای قدرتمند سایت‌های SharePoint وارد میدان شوند. به‌خصوص Data View Web Parts شما را قادر خواهد ساخت تا viewهای مختلفی را از منابع اطلاعاتی مختلف به سایت بیافزایید. 

شما می‌توانید viewهای خاصی را مخصوص سایت‌های SharePoint خود ایجاد کرده و آنان را به یکدیگرمرتبط کنید. منابع اطلاعاتی می‌توانند پایگاه داده، سرویس‌های وب محور یا هر منبع XML دیگری (مانند اسناد InfoPath و ...) باشند.

صدور (Export) اسناد به نرم‌افزار اکسل به‌خوبی از سوی SharePoint پشتیبانی شده و ایجاد نمودارها و به‌کارگیری امکانات چاپ (از طریق فرمان Print در اکسل و همچنین Chart در بخش Options این نرم‌افزار) از مواردی هستند که این کار را امکان‌پذیر خواهد ساخت. 

البته، می‌توان Export داده‌ها به اکسل را تنها با هدف افزودن مدیریت‌پذیری انجام داد. ویژگی Excel Export موجب ایجاد یک Excel Web query و اتصال آن به داده اصلی خواهد شد. به‌این ترتیب، شما می‌توانید صفحات گسترده‌ای را که قابلیت ورود اطلاعات دارند، ایجاد کرده و سپس اطلاعات را به SharePoint منتقل کنید. 

این‌کار می‌تواند از طریق ایجاد صفحات گسترده اکسل و ارتباط صفحات گسترده با SharePoint (با استفاده از فرامین Export و Link واقع در Datasheet Task Pane) انجام شود. پس از انجام این‌کار داده‌ها می‌توانند وارد صفحات گسترده شده و از طریق گزینه Synchronize List به اکسل منتقل شوند. 

توانایی انتقال یک سایت به همراه هر آنچه در آن وجود دارد (شامل سایت اصلی، سایت‌های زیرمجموعه و دیگر محتواها)، قابلیتی است که نباید آن را دست کم گرفت. هر مدیر شبکه‌ای که که حداقل یک بار به انجام این کار اقدام کرده است می‌داند این عملیات تا چه اندازه می‌تواند ناامیدکننده و طاقت‌فرسا باشد. SharePoint Services دو ابزار دارد که به‌شکل مؤثری موجب کاهش زحمت‌ها می‌شوند: STSADM و SMIGRATE.

SMIGRATE در ابتدا زندگی خود را از طریق یک ارتقا آغاز کرد؛ ارتقای ابزاری که وظیفه آن هدایت داده‌ها از نسخه قدیمی SharePoint به سایت جدید بود. اینک این ابزار وظیفه backup/restore را برای انتقال کامل سایت بر عهده دارد. این ابزار، یک ابزار خط فرمان بوده که در زمان استفاده از اسکریپت می‌تواند به‌صورت سفارشی مورد استفاده قرار گیرد. 

این ابزار می‌تواند موجب آسان‌سازی فرآیند انتقال یک سایت و محتویات آن به نقطه‌ای دیگر شود که این ویژگی در برخی سناریوها آن را به ابزاری برای توزیع محتوا تبدیل می‌کند. این ابزار یک نقطه ضعف نیز دارد در زمان انتقال یک سایت با استفاده از ابزار SMIGRATE، تنظیمات امنیتی آن، به‌همراه دیگر اطلاعات منتقل نمی‌شود. 

به‌یاد داشته باشید که پس از انتقال یا Restore حتماً این تنظیم‌هارا بررسی کنید. هرچند SMIGRATE تنظیمات امنیتی شما را نگهداری نمی‌کند، اما STSADM این کار را انجام می‌دهد. این ابزار کاربردی نه فقط یک سایت، بلکه مجموعه‌ای از سایت‌ها را منتقل کرده و علاوه بر آن قابلیت‌های دیگری نیز دارد. از این قابلیت‌ها می‌توان به ایجاد سایت، Import الگوها و انتقال داده اشاره کرد.

http://shabake-network.persianblog.ir/post/34