در اینجا این سوال مطرح می شود كه چگونه می توان بر این سیر مدیریت كرد؟ ایجاد تغییرات ضروری در سازمان گامی مهم و كلیدی محسوب می گردد. اما برای تداوم تغییر و اداره این فرایند در بلندمدت استقرار چهار زیر سیستم ذیل ضروری است:
۱ - نظام پاسخگویی: هر فردی باید نسبت به مسئولیتهایی كه برعهده دارد كاملاً آگاه باشد. همه افراد باید بدانند كه سازمان می خواهد به كجا برود و چه عواملی باعث می شود كه گروه یا فردی عملكرد برجسته یا خاص داشته باشد. عدم آگاهی كاركنان از انتظارات سازمان باعث می شود كه فرایند تغییر در سازمانها به مرحله فراموشی سپرده شود.
۲ - نظام اطلاعات: در اكثر سازمانها عموماً اطلاعات مالی منحصراً دراختیار مدیریت امور مالی همان سازمان قرار می گیرد. لیكن اطلاعـــات سایر شاخصهای كلیدی كه به حوزه های مختلف عملكردی مربوط هستند به موازات باید گردآوری شوند. اطلاعات عملكردی باید دراختیار آن دسته از افرادی قرار گیرد كه می توانند بهترین استفاده را از اطلاعات موجود برای انجام كارشان در سازمان به كار ببرند.
۳ - نظام بازخورد: بهترین محرك انگیزشی برای كاركنان، بازخوردی است كه راجع به كارشان دریافت می كنند. اگر كاركنان درمورد كارهایشان بازخوردی دریافت نكنند، اغلب به سختی می توانند عملكرد خود را تصحیح كرده و بهبود بخشند. در نظام بازخوردی، مدیران ازطریق تشویق و قدردانی از افراد، ارزش افزوده ایجاد می كنند.
۴ - نظام تشویقی و قدرشناسی از كاركنان: به عنوان آخرین گام در امر تغییر، عملكردهای خوب و برتر باید موردتشویق قرارگیرند. اگر عملكرد فعلی افراد از حد انتظار پایین تر است، با تذكرات به موقع و یا آموزشهای مناسب این نقیصه را برطرف سازید. در بلندمدت باید بین عملكردهای خوب و ضعیف تمایز قائل شوید.
به عنوان حسن ختام می توان گفت كه ۵۰۰ شركت برتر به وسیله ارزشها و نه نتایج اداره می شوند. این سیر پایان ناپذیر است و هیچ شركتی نمی تواند به ارزشها یا روشهای اجرایی مطلق و فاقد هرگونه نقص در سازمان دست یابد. همانگونه كه هیچ فردی نمی تواند به اوج تعالی دست پیدا كند. باید دانست كه پیمودن این مسیر واقعاً سفری ارزشمند است.
منبع: اینترنت مترجمان: كامبیز باغبان و سیروس آقایار
ماهنامه تدبیر