لازم به ذکر است که در هر نوع قرارداد ملکی چند نکته اصلی وجود دارد که ارکان آن قرارداد را تشکیل داده و بدون آنها قراردادها مبهم و فاقد اعتبار است.
در این حال، موتور جست‌وجوی اینترنتی املاک و مستغلات «ایران فایل» عمده مسائل حقوقی که در زمـان عقد قـرارداد و امضای ذیـل هـرگـونه مبایعه‌نامه، سند، قرارداد مشارکت، اجاره‌نامه و... لازم است رعایت شود و از آن مطلع بود را به اختصار تشریح کرده است.
نام و هویت طرفین قرارداد
در هر قراردادی نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه و کد ملی، آدرس صحیح و تلفن، دو طرف قرارداد اعم از خریدار یا خریداران، فروشنده یا فروشندگان، موجر، موجران، مستاجر یا مستاجران، کارفرمایان، پیمانکاران و... باید به‌طور دقیق مشخص و ثبت شود.
ملک یا مستغلات مورد معامله
در تمامی قراردادها، درج دقیق ملک یا مستغلات مورد معامله لازم و اجباری است. خصوصا در کلیه قراردادهای مربوط به معاملات املاک درج پلاک ثبتی (شامل شماره‌های اصلی، فرعی، قطعه) آدرس دقیق پستی، شماره سند، شماره دفتر و تمامی مشخصات مندرج در سند مالکیت، لازم به اجرا بوده به نحوی که بدون درج کردن ملک مورد معامله معمولا قراردادها فاقد اعتبار می‌شوند.
مدت معامله
درکلیه قراردادها مدت انجام معامله باید به طور روشن و واضح درج شود تا در صورتی که مدت قرارداد به اتمام برسد و طرفین به تعهدات خود عمل نکردند، بر اساس دیگر بندها عمل شود یا تصمیمات دیگری مطابق توافقات متعاملین انجام پذیرد.
قیمت مورد معامله
از ارکان مهم هر قرارداد، قیمت املاک یا مستغلات مورد معامله است. به طوری که در صورت عدم درج قیمت ملک مورد معامله در هر قراردادی بخصوص مبایعه‌نامه، اجاره‌نامه، قرارداد خرید و فروش هر نوع کالایی، آن سند از یکی از مهمترین اصول لازمه برخوردار نخواهد بود.
مواردی که در فوق توضیح داده شد مربوط به اصول و ارکان تنظیم هر سند برای خرید، فروش، نقل و انتقـال است.
از سوی دیگر موارد بسیاری نیز وجود دارد که باید رعایت و در سند قید شود، از جمله تاریخ انشا یا امضای هر سند، ملحقات و متعلقات دیگر ملک مورد معامله مانند شماره های پرونده قبوض برق، آب، تلفن و گاز که دلیل بر وجود این متعلقات به همراه ملک مورد معامله است یا ذکر مواردی مانند انباری، پارکینگ اختصاصی (در صورت موجود بودن)، درج میزان پیش پرداخت، نوع و ترم‌های پرداخت ثمن ملک مورد معامله و هر نوع توافقات و شروط دیگری که در انجام معامله اثرگذار بوده است و معمولا در بخشی از سند تحت عنوان ملاحظات مکتوب می‌شود.
از موارد دیگری که در زمان عقد هر قرارداد یا بیع یا تنظیم اسناد اجاره و... باید مورد توجه قرار گیرد، حصول اطمینان از موارد ذیل است:
مورد معامله مستحق الغیر نباشد، بدین معنا که آنچه در معـرض معامله قرار داده شده است بدون معارض باشد و شخص یا اشخاص حقوقی یا حقیقی دیگر، هیچ نوع مالکیتی در آن نداشته باشند. مانند اینکه قسمتی از موارد سند مالکیت در دست اشخاص باشد، اما در نهادهای دیگری مانند اداره اوقاف سوابقی از وقف ملک مورد نظر موجود باشد یا در مواردی که در سند مالکیت ذکر شده «تمامی شش دانگ عرصه ملک به مساحت...» باید اطمینان حاصل کرد تا برای اعیانی همان ملک، مالکیت جداگانه‌ای وجود نداشته باشد و دقت شود در زمان اقدام به خرید یا اجاره، متصرف دیگری غیر از فروشنده یا موجر، ملک مورد نظر را در تصرف نداشته باشد. همین طور دقت شود مورد معامله در وثیقه هیچ نهادی اعم از بانک‌ها، قوه قضائیه، اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر نباشد.
از طرف دیگر هویت ملک مورد معامله دقیقا شناسایی شود. بدین معنا که اگر ملک مورد معامله و اسناد ذی‌ربط به رویت متعامل رسید، دقت شود آنچه دیده شده همان است که در پایان معامله در ید متعامل قرار خواهد گرفت (در صورت نیاز از اداره ثبت اسناد محل تحقیق شود، پلاک ثبتی مندرج درسند متعلق به همان ملک رویت شده است یا خیر).
وضعیت و توان مالک برای انجام معامله به دقت بررسی شود. منظور از وضعیت مالک، سن، سلامت ظاهری، عدم زوال عقل و دارا بودن اختیار کامل مالک جهت تصمیم گیری است. در اکثر معاملاتی که یک مالک به همراه تعداد زیادی از اقوام و دوستان خود در جلسات اولیه شرکت می‌کند و افراد غیرمسوول در امــور ذی‌ربط مداخله می‌کنند، معمولا پایان خوشی برای آن تصور نمی‌شود.
منظور از تـوان مالک، امکان انجام معامله توسط وی است (توصیه می‌شود عـدم ممنوعـیت معاملاتی مالک، توسط ارگان‌های دولتی احراز شود و سپس اقدامات بعدی صورت پذیرد.) به گزارش دنیای‌اقتصاد، سامانه ایران فایل، هم‌اکنون به‌واسطه مجوز رسمی که از اتحادیه مشاوران املاک دریافت کرده اقدام به گسترش فعالیت‌های بازاریابی الکترونیک در حوزه خرید و فروش و اجاره انواع ملک کرده است. بر اساس فعالیت این سامانه، متقاضیان فروش زمین، واحد مسکونی یا ویلا و مغازه و واحد تجاری یا اداری می‌توانند با ورود به محیط سامانه به نشانی www.iranfile.ir مشخصات کامل ملک فروشی را ثبت کنند. از سوی دیگر، متقاضیان خرید نیز می‌توانند به‌صورت رایگان این مشخصات را مشاهده و نسبت به انتخاب یکی از آنها اقدام کنند.
