ارزیابى نظریه سیستمها:
پس از آشنایى با مفاهیم مربوط به نظریه سیستمها، یادآورى برخى از قوتهاو ضعفهاى آن نیز لازم است.
این نظریه، با استفاده از علوم گوناگون - مانند جامعهشناسى، روانشناسى، اقتصاد - ابزارىمناسب براى تجزیه و تحلیل سازمان به دست داده و چارچوبى خوب در اختیار مدیران نهادهاست. از توانایى هاى دیگر این نظریه، آن است كه كانون اصلى توجه آن به كل سیستم است وبا استفاده از تضایف )هم نیروزایى(، امكان دسترسى به هدف را افزون مىكند. همچنین،توجه و بررسى هر سیستم در محیط خود، از دیگر توانایىهاى این نظریه است.
على رغم این محاسن، نظریه عمومى سیستمها، با محدودیتهایى مواجه است كه مهمترینآنها عبارت است:
1- این نظریه، چارچوب نظرى خوبى به مدیران مىدهد و به آنان مىآموزد كه باید سازمان رایك كل و مجموعه دانست. ولى دقیقاً به آنها نمىگوید در موقع عمل چگونه رفتار كنند.
2- این نظریه، سیستم را در محیط بررسى مىكند و با تنوع و تعدد متغیرهاى محیطى و داخلىموثر بر سیستم روبه روست كه شناسایى و اعمال كنترل و تغییر آنها كارى مشكل و شایدغیر ممكن باشد. بنابراین، نظریه سیستمها تا حدودى بسیار، ذهنى و خیالى است.
3- یكى دیگر از كاستىهاى این نظریه، مشكل در تشخیص مرز سیستم از محیط است؛ زیراشناسایى مرزهاى سیستم و محیط آنها به ویژه، در سیستمهاى سطوح بالا كارى دشوار است.
نظریه اقتضایى
كاستىها و نارسایىهاى مكتبهاى كلاسیك و نئوكلاسیك مدیریت ومشكلات عملى نظریه سیستمها، صاحب نظران را به سوى واقع بینى در طرح نظریههاكشانید و نظریه اقتضاء شكل گرفت. این نظریه، جامع خردنگرى مدیریت علمى و كل نگرىمدیریت ادارى و بوروكراسى و در بردارنده مفاهیم انسانى نئوكلاسیك است و به ایننظریهها چون اجزاى یك سیستم مىنگرد. تاكید آن بر این است كه آن چه مدیران در عملانجام مىدهند، وابسته به مجموعهاى از شرایط و مقتضیات است؛ به عبارت دیگر، شعارنظریه اقتضاء این است: راهى كه به گونه مطلق، بهترین باشد، داراى وجود خارجى نیست،بلكه همواره بهترین راه، به امّا و اگرها وابسته است.
نظریه اقتضاء، روش عمل مناسبِ هر موقعیت را به مدیران باز مىشناساند و آنان را بر اساسشرایط به گزینش راه كارهاى مناسب، هدایت مىكند.
بنابراین، طبق تئورى اقتضا، كار مدیر این است كه دریابد چه روشى در حالتى خاص و درشرایط و زمانى خاص مىتواند به بهترین گونه، براى تأمین هدفهاى مدیریت مؤثر واقعشود.
منشأ نظریه اقتضاء، تحقیقات »جون وود وارد« است. وى صد شركت را درانگلستان مورد مطالعه قرار داد تا مشخص كند كه كدام متغیر ساختارى در زمینه موفقیتاقتصادى شركتها موثر است. در نتیجه این تحقیقات، معلوم شد كه در سازمانهاى باتولید انبوه، موفقیت بیشتر در استفاده از نظریههاى مكتب كلاسیك است. در برابر،سازمان هایى كه تولید آنها تك واحد و یا فرایندى است، باید از نظریههاى انسانىاستفاده كنند.
»پل لارنس« و »جى لورش« نیز در باره دیدگاه اقتضائى نظریه هایى ابرازكردهاند. آنان بر اساس نظریه اقتضاء، محیط ثابت و پویا را مطالعه كردند و دریافتند كه درمحیط و شرایط ثابت، نظریههاى كلاسیك كارسازتراست، در حالى كه در محیطهاى پویا ومتغیر، باید بر اساس نظریههاى روابط انسانى عمل كرد.
نظریه اقتضاء، بیشتر در بحث رهبرى طرح شده است. براى مثال، نظریههاى رهبرى وضعىفیدلر و یا سیكل زندگى هرسى و بلانچارد و... در باره رهبرى مطرحشدهاند. از این رو، بررسى تفضیلى نظریههاى اقتضائى را به فصلهاى بعد وا مىنهیم.
نظریه نقشهاى مدیرى
نظریه نقشهاى مدیرى توسط »منتز برگ« ارائه شده است. وى با بررسى ومطالعه فعالیتهاى چند مدیر اجرایى در سازمانهاى مختلف، دریافت كه اصولچندگانه »برنامه ریزى«، »سازماندهى«، »هدایت« و »كنترل« تنها وظایف مدیران نیست،بلكه آنان باید فعالیتهاى گوناگونى انجام دهند. وى این فعالیتها را دسته بندى كرده، وبه عنوان نقشهاى مدیرى آنها را چنین بر شمرده است:
نقشهاى ارتباطى یا متقابل شخصى
جایگاه رسمى مدیر باعث مىشود كه او با افراد دیگر تعامل داشته، نقشهاىذیل را انجام دهد:
1 - رییس تشریفات: بر اساس آنچه از سازمانهاى مختلف مشهود است،تقریباً تمامى مدیران در پارهاى مواقع، نقشى تشریفاتى دارند.
2 - رهبر: این نقش مدیر، شامل استخدام، آموزش، انگیزش و مانند آن است.
3 - رابط: مدیر در بسیارى اوقات، میان افراد سازمان و دیگران به عنوان رابطعمل مىكند و پیام مىگیرد و گزارش دریافت مىكند و....
نقشهاى اطلاعاتى
مدیران از راه هایى گوناگون، از جمله تماس با افراد، اطلاعات لازم را گردمىآورند. آنان همچنین، موارد لازم را براى مقامات عالى و یا جامعه، گزارش مىكنند.
نقشهاى اطلاعاتى مدیر شامل موارد زیر است:
1 - گیرنده اطلاعات: مدیران، اطلاعات مربوط به سازمان را از منابع داخلى و یامنابع خارج از سازمان دریافت مىكنند.
2 - نشر دهنده اطلاعات: مدیران، اطلاعات لازم را هر روز در اختیار زیر دستانقرار مىدهند.
3 - سخنگو: مدیران، به طور رسمى، اطلاعات لازم را به مسؤولان بالاتر و یاجامعه گزارش مىكنند.
نقشهاى تصمیم گیرى
تمامى مدیران براى اداره امور سازمان، باید تصمیمگیرى كنند. كه این نقشخود شامل موارد ذیل است:
1- نقش كارآفرینى مدیران از فرصتهاى به دست آمده براى رشد و بهره ورىسازمان خود، بهره مىجویند. آنان، براى افزایش قدرت سازمان خود، باید اطلاعاتموجود را تجزیه و تحلیل و از آن استفاده كنند.
2- نقش آشوب زدایى و زدودن اختلال: مدیران، باید عملكردهایى را كه درمسیر برنامه نیست، شناسایى و به موقع آنها را تصحیح كنند.
3- نقش تخصیص دهنده منابع: چنان كه مىدانیم، سازمانها با محدودیت منابعرو به رویند. از طرفى دیگر، مدیران موفق باید علاوه بر اثربخشى، كارآیى نیز داشتهباشند. از این رو، آنان باید از كمترین امكانات، بیشترین بهره را برداشت كنند. بنابر این،اهمیت تخصیص منابع میان واحدهاى مختلف سازمان، واضح و آشكار است.
4- نقش مذاكره كننده: نقش دیگر مدیران، مذاكره و رسیدگى به افراد و گروههادر داخل سازمان است. همچنین، مذاكره با نمایندگان سایر سازمانها نیز از وظایف مهممدیران است.
هر چند نظریه مینتز برگ ارزشمند است و بیشتر وظایف اساسى مدیران را در بردارد، ولىباید توجه داشت كه این نقشها نمودهایى از چهار وظیفه اصلى مدیران، یعنى برنامه ریزى،سازماندهى، هدایت و كنترل است.
