تبیان، دستیار زندگی

امروزه تغییر مهم ترین عامل موثر در مدیریت كسب و كار موفق محسوب می شود. سازمان ها و افراد شاغل در آنها بایدنگرش مثبتی نسبت به مساله تغییر داشته باشند تا از این طریق توان رقابتی خود در بازارهای تهاجمی امروزی را حفظ كنند. عدم توجه به یك روند در حال تغییر ممكن است بسیار پرهزینه باشد. این مبحث به مدیران می آموزد كه برای بقای خود چگونه همواره یك گام از رقبا جلوتر باشند، روند تغییرات را تعیین كنند، و رهبری یك پروژه تغییر را بر عهده بگیرند. این مقاله در قالب۱۰۰ نكته كلیدی طراحی شده و به مدیران توصیه می شود علاوه بر مطالعه دقیق به آن عمل كنند.

ضرورت تغییر

تغییر، كلیه جنبه های زندگی را تحت تاثیر قرار می دهد. اتخاذ یك رویكردآینده نگر تنها راهی است كه به كمك آن می توانید آینده را، چه به عنوان یك فرد و چه به عنوان یك سازمان، در دست بگیرید. بنابراین، پذیرای تغییر باشید و یاد بگیرید كه عناصر مثبت آن را توسعه دهید.

1- كلیه تغییراتی را كه مدنظر دارید یادداشت و برای ایجاد آنها برنامه ریزی كنید.
۲- اگر احساس می كنید كه در برابر تغییر مقاوم هستید، در جستجوی علت آن باشید.
۳- در جستجوی افراد پذیرای تغییر باشید و با آنها هم پیمان باشید.
۴- قبل از تبعیت از خط مشی دیگران كمی فكر كنید.

شناخت علل تغییر

برای كنار آمدن با سرعت روز افزون تغییرات، در درجه اول باید علل زیربنایی آنها شناسایی شوند.
برخی تغییرات مشخص در ساختار داخلی سازمان ها و بازارهای خارج از آنها زاییده تغییرات گسترده در جامعه، اقتصاد یا تكنولوژی هستند.

۵- در برابر شرایط عدم اطمینان، واكنش مثبت نشان دهید و از تغییر اجتناب كنید.
۶- كنجكاوی را در خود پرورش دهید. تصور كنید كه همیشه باید مطلع ترین فرد باشید.
۷- از تكنولوژی اطلاعات جدید نهراسید و با تسلط بر آن سعی كنید بهره برداری لازم را به عمل آورید.
۸- به خاطر داشته باشید كه تكنولوژی به سرعت و روز به روز در حال تغییر است.

شناسایی منابع تغییر

تغییر ممكن است از جهات مختلف نشأت بگیرد. از جانب مافوق یا زیردستان درون سازمان، از خارج سازمان و یا در اثر ابتكار فردی.سعی كنید از كلیه منابع احتمالی تغییر آگاه شوید و از هر كجا كه نشأت گرفته است، پذیرای آن باشید.

۹- صرف نظر از منبع تغییر، از كلیه نوآوری ها در جهت ایجاد آن استقبال كنید.
۱۰- در برابر تغییرات خارج از سازمان، همواره واكنش مثبت نشان دهید.
۱۱- زیردستان را به ارایه ایده های جدید در جهت ایجاد تغییر تشویق كنید.

طبقه بندی انواع تغییر

به طور كلی می توان تغییرات را به دو دسته تدریجی و بنیادی تقسیم كرد. هر یك از این دو نوع تغییر به انواع مختلف و تركیبات گوناگون تقسیم می شوند. شناخت نوع تغییری كه با آن سروكار دارید به شما كمك می كند كه راحت تر و به شیوه اثر بخش تر به آن دست پیدا كنید. علاوه بر این، با شناخت نوع تغییر بهتر می توانید واكنش دیگران نسبت به تغییر مورد نظر را تعبیر و تفسیر كنید.

۱۲- اثرات تركیبی ناشی از انواع مختلف تغییر را مدنظر قرار دهید.
۱۳- هنگام تجزیه و تحلیل تغییر به بسترهای كوتاه مدت و بلند مدت توجه كنید.
۱۴- از بحران ها، تجربه كسب كنید و مطالب مفیدی بیاموزید تا بتوانید از بروز مجدد آنها جلوگیری كنید.
۱۵- هدف خود را بركسب برابری یا پیشی گرفتن از بهترین الگویی كه می شناسید متمركز كنید.
۱۶- برای برنده شدن سعی كنید با رقبا متفاوت و از آنها بهتر باشید.

تمركز بر اهداف

اگر مدیران هدف خود را ندانند، نمی توانند برای رسیدن به آن تغییر كنند.اگر آنها ندانند در حال حاضر كجا هستند، نمی توانند مسیر درست را آغاز كنند. این نقاط ابتدایی و انتهایی را به عنوان اولین قدم در شناسایی موارد نیازمند تغییر معین كنید.

۱۷- نقاط قوت و ضعف سازمان خود را به شیوه ای واقع بینانه مورد ارزیابی قرار دهید.
۱۸- برای بیان دورنمای كاری خود از یك یا دو جمله كوتاه استفاده كنید.
۱۹- همیشه سعی كنید فرهنگ سازمانی را از طریق افراد تغییر دهید و نه بر عكس.

تشخیص تقاضا برای تغییر

موفقیت شما در گرو راضی كردن مشتریان است. مشتریان ناراضی به سایر عرضه كنندگان كالا و خدمات مراجعه می كنند و كاركنان ناراضی (كه در واقع همان «مشتریان» داخلی شما هستند) یا درست كار نمی كنند یا سازمان را ترك می كنند. نیازهای این دو گروه از مشتریان را مورد بررسی قرار دهید و سعی كنید تغییرات لازم جهت ارضای این نیازها را به عمل آورید.

۲۰- سعی كنید هم نیاز كاركنان و هم نیاز مشتریان را برآورده سازید.
۲۱- به مشتریانی كه شكایت می كنند احترام بگذارید. آنها به شما می گویند كه چه چیزهایی را باید تغییر دهید.
۲۲- فراموش نكنید كه كیفیت یك محصول به كیفیت فرآیند تولید آن بستگی دارد.
۲۳- از مقیاس های عینی به دست آمده از پاسخ های مشتریان بهره برداری كنید.

انتخاب تغییرات ضروری

برنامه های تغییر باید استمرار، دوام و جامعیت كامل داشته باشند. با وجود این، مراقب باشید كه با معرفی تغییرات خاص متعدد باعث پریشان خاطری افراد نشوید. چند اولویت مهم را مشخص كنید كه تغییر در آنها بیشترین تاثیر را به دنبال خواهد داشت و فقط بر روی همان موارد تاكید كنید.

۲۴- زمینه های اصلی تغییر را اولویت بندی و سپس توجه خود را به طور كامل و گسترده متوجه آنها كنید.
۲۵- هدف از هر گونه تغییرات برنامه ریزی شده را برای خود كاملاً روشن كنید.
۲۶- تلاش خود را فقط بر روی چند فرایند مهم متمركز كنید.
۲۷- برای ایجاد تغییر، یك برنامه روان و منسجم تدوین كنید.

ارزیابی پیچیدگی

برای برنامه ریزی و مدیریت اثربخش تغییر، لازم است كه برآورد واقع بینانه ای از میزان پیچیدگی آن داشته باشید و بدانید كه این تغییر بر چه كسانی تاثیر مستقیم و غیر مستقیم خواهد داشت. سپس باید مؤلفه های مختلف را به نحوی روشن و كارآمد تقسیم، كمی سازی و سازمان دهی كنید.

۲۸- در مورد هر تغییر از خود بپرسید كه چه تاثیری بر افراد درگیر در آن خواهد داشت.
۲۹- ابتدا تغییرات پیشنهادی را در مقیاسی كوچك تر آزمایش كنید.
۳۰- اگر توجیه كردن تغییر نیازمند استدلال های پیچیده است، از آن دست بكشید.
۳۱- از تجزیه و تحلیل مسیر بحرانی، برای برنامه ریزی وظایف استفاده كنید.

شیوه های مشاركت دادن افراد

افرادی كه تحت تاثیر تغییرات قرار می گیرند از نظر نوع نگرش و نیازها با یكدیگر تفاوت دارند. برنامه های اثر بخش تغییر باید به اندازه كافی انعطاف پذیر باشند تا بتوانند با این تفاوت ها هماهنگی پیدا كنند. برای انتخاب افرادی كه باید در ایجاد تغییرات مشاركت داشته باشند و در مورد نحوه مشاركت آنها به دقت برنامه ریزی كنید.

۳۲- هنگام برنامه ریزی برای ایجاد تغییر، سیاست های خود را در مورد نحوه برخورد با افراد تعیین كنید.
۳۳- آموزش را وسیله ای برای مشاركت دادن افراد در پروژه های تغییر قرار دهید.
۳۴- اگر برای افراد سوء تفاهم پیش آمده از آنها عذرخواهی كنید و توضیحات لازم را به آنها بدهید.
۳۵- همه افراد را در برنامه ریزی حداقل یك پروژه تغییر مشاركت دهید.
۳۶- به كلیه گروه ها، آن قدر استقلال بدهید تا بتوانند در تعیین اهدافشان، رأساً اقدام كنند.
۳۷- مشاوران را به ارایه توضیحات روشن و برنامه زمانی كوتاه و مختصر ملزم كنید.
۳۸- اگر در مورد تغییر قولی می دهید حتماً به آن عمل كنید.
۳۹- مربیان ورزشی موفق را سرمشق خود قرار دهید و مانند آنها افراد را به پیشروی تشویق كنید.

انتخاب مقایس زمانی

مقیاس زمانی مورد نیاز برای انواع مختلف تغییر بسیار متفاوت است. مدیران به عنوان عوامل تغییر ناچارند هدف های بلند مدت را مدنظر قرار دهند. در عین حال (به ویژه به هنگام بحران ها) سایر تغییرات كوچك تری كه فقط چند روز یا چند هفته به طول می انجامند را برنامه ریزی كنند.

۴۰- خود را در چارچوب سال های مالی محصور نكنید. این مرزها كاملاً قراردادی هستند.
۴۱- تصمیم بگیرید كه هر هفته یك ایده تازه معرفی كنید.
۴۲- افراد را تشویق كنید كه برای تغیرات آنی، ایده تازه بدهند.
۴۳- برنامه ریزی شما برای ایجاد تغییر باید مرحله به مرحله باشد تا افراد راحت تر آن را بپذیرند