به طور كلی معاملات دولتی از مقررات حقوق خصوصی (قانون مدنی و قانون تجارت) تبعیت می كند كه در این گونه معاملات اصل قراردادهای خصوصی كه همان دخیل بودن نفع شخصی است، باید رعایت شود. در قراردادهای اداری دولت، همیشه صلاح دولت مدنظر قرار می گیرد به طوری كه شرایط قرارداد به افراد متقاضی معامله با دولت تحمیل می شود. هم چنین افراد طرف معامله با دولت حق تغییر شرایط قرارداد را ندارند.معامله های دولتی انواع گوناگون دارد و معامله های وزارت خانه ها و موسسه های دولتی به ٣ نوع مناقصه، مزایده و معامله به صورت مستقیم (گفت وگوی آزاد) تقسیم می شود.
«مناقصه، ترتیبی است كه در آن دولت می خواهد اشیاء، كالاها و خدمات مورد نیاز خود را به دست آورد و آن معامله را به حداقل قیمت تمام كند، هم چنین مناقصه دارای ٣ نوع عمومی، محدود و اختیاری است كه هر یك شرایط خاصی دارد.»مناقصه عمومی، ترتیبی است كه در آن انجام عمل یا خرید كالای مورد نیاز دولت از طریق اعلام عمومی میان داوطلبان احتمالی به مسابقه گذاشته می شود و برنده این مسابقه كسی است كه نازل ترین قیمت را برای خرید كالا پیشنهاد دهد. طبق بند «ج» ماده ٨١ قانون محاسبات عمومی در مناقصه lمحدود، اداره یا موسسه دولتی برای شركت در مناقصه تنها به تشخیص خود دستگاه ها یا پیمان كارانی را برای مناقصه برمی گزیند. مناقصه اختیاری همانند مناقصه عمومی مبتنی بر اعلام عمومی و ایجاد رقابت میان پیمان كاران است اما با این تفاوت كه موسسه یا سازمان دولتی برای خود حق محفوظی قائل می شود كه با هر كدام از پیمان كارانی كه مناسب تشخیص دهد، معامله را انجام می دهد. در این نوع قرارداد ممكن است موسسه ها و سازمان های دولتی با كسی كه نازل ترین قیمت را پیشنهاد می دهد، قراردادی منعقد نكند و تنها با كسی كه بالاترین قیمت و بهترین شرایط را پیشنهاد كرده باشد، قرارداد منعقد كند. به طور معمول برای جلوگیری از تبانی متقاضیان مناقصه وزارت خانه ها و موسسه های دولتی طبق آیین نامه معاملات دولتی سابق عمل می كنند و بر این مبنا مناقصه حضوری در تمام معاملات دولتی ممنوع اعلام شده است اما در آیین نامه جدید این مورد ذكر و حتی فسخ نیز نشده است و به نظر می رسد در حال حاضر نیز مناقصه حضوری ممنوع باشد. به دلیل این كه در مناقصه عمومی، پیمان كاران كمترین قیمت را پیشنهاد می كردند و با توجه به كمبود سرمایه آن ها و نیروی انسانی از كیفیت معامله كاسته می شد و در این معامله تقلب نیز صورت می گرفت و در نهایت دولت را متحمل خسارت های فراوان می كرد. امروزه در نظام حقوقی مناقصه عمومی اهمیت خود را از دست داده و مناقصه اختیاری و محدود كه آزادی عمل بیشتری به دولت می دهد، اهمیت بیشتری یافته است.افراد متقاضی شركت در مناقصه باید دارای اهمیت باشند (عاقل، بالغ، رشید) معامله با اشخاص مجنون باطل است و همچنین اشخاصی كه محكوم به ورشكستگی شدند، نمی توانند در مزایده و مناقصه شركت كنند. معامله اشخاص بالغ غیر رشید با اجازه ولی آن ها معتبر است.
مزایده، ترتیبی است كه در آن فروش كالای مورد نظر دولت از طریق اعلام عمومی به داوطلبان ومتقاضیان خرید عرضه می شود و سازمان ها و موسسه های دولتی با كسی كه بیشترین قیمت را برای خرید اعلام كردند، قرارداد منعقد می كنند. مزایده به ٢ صورت حضوری و كتبی انجام می شود، مزایده حضوری نیاز به تشریفات خاصی ندارد، اما در مزایده كتبی باید تشریفاتی از قبیل سپردن وثیقه نقدی از طرف متقاضی خرید انجام شود همچنین در این نوع مزایده و نیاز به تشكیل كمیسیون و تنظیم صورت جلسه نیز هست.در معامله به صورت مستقیم دولت با هر شخصی كه مناسب بداند توافق و معامله می كند و این گونه معامله در مواردی است كه انجام معامله به صورت مناقصه و مزایده برای دولت امكان پذیر نباشد.
در آیین نامه معاملات دولتی، تشریفات مزایده در معامله های جزئی، متوسط و عمده آورده شد كه در معاملات جزئی، مأمور فروش به متقاضیان مراجعه می كند و بعد از تحقیق كامل از قیمت كالای مورد نیاز با رعایت صرفه دولت، معامله را با بیشترین قیمت ممكن با متقاضی مربوط انجام می دهند و سند فروش را امضا می كنند.وی درباره معامله های متوسط نیز بیان می كند: معامله های متوسط به صورت حراجی انجام می شود به این صورت كه در ابتدا كالا یا خدمت مورد معامله ارزیابی می شود و نوع، مشخصات مورد معامله، ساعت، مكان حراج، قیمت ارزیابی به وسیله آگهی به اطلاع عموم می رسد.حراجی از قیمت تعیین شده شروع و به خریداری كه بالاترین قیمت را پیشنهاد كند واگذار می شود در صورتی كه خریداری پیدا شود، برای بار دوم مورد معامله (كالا یا خدمات) به حراج گذاشته می شود.
در معاملات عمده، تشریفات مزایده مفصل است، آگهی مزایده، ترتیب تشكیل كمیسیون مزایده، چگونگی تصمیم گیری، انعقاد قرارداد، تحویل مورد معامله و ... شبیه تشریفات مناقصه است كه باید تشریفات مناقصه تا آن جایی كه با تشریفات مزایده منطبق است، رعایت شود. تشریفات مناقصه در معامله های جزئی به این صورت است كه كارپرداز باید به فروشندگان كالا یا انجام دهندگان كار مورد احتیاج، مراجعه و بعد از تحقیق از قیمت كالا یا كار مورد نیاز، معامله را با رعایت صرفه دولت به كمترین بهای ممكن انجام دهد و سند قرارداد را امضا كند. تشریفات مناقصه در معاملات متوسط به این ترتیب است كه كارپرداز باید از ٣ فروشنده كالا یا انجام دهنده كار مورد نیاز، قیمت كالا یا ارائه خدمات را استعلام كند.فروشنده كالا یا انجام دهنده كار، باید كمترین قیمت آن را با مدت اعتبار قیمت اعلام شده در استعلام قیمت به همراه مشخصات كامل خودش ذكر كند و كارپرداز نیز آن را انجام دهد.در این معامله با كسی كه كمترین قیمت را پیشنهاد می دهد، معامله می شود و همچنین مسئول واحد تداركات نیز در این معامله مسئولیت مستقیم دارد و اوراق معامله را امضا می كند.تشریفات مناقصه در معامله های عمده به این صورت است كه موضوع معامله به وسیله آگهی به اطلاع داوطلبان می رسد كه همه افراد می توانند در آن شركت كنند.
در هر وزارت خانه یا موسسه دولتی برای اداره و متمركز كردن امور مربوط به مناقصه یا مزایده كمیسیونی متشكل از معاون وزارت خانه یا موسسه دولتی یا نماینده ای به انتخاب وزیر، ذی حساب یا نماینده اش، رئیس قسمت تقاضا كننده مورد معامله یا نماینده اش تشكیل می شود.باز كردن و بررسی پیشنهادهای رسیده، تعیین برنده مناقصه یا مزایده و اعلام آن دستگاه مناقصه گذار از وظایف این كمیسیون است. آگهی مناقصه باید به تشخیص دستگاه مناقصه گذار یك نوبت در روزنامه رسمی كشور و از یك تا ٣ نوبت به دلیل اهمیت معامله در یكی از روزنامه های كثیرالانتشار محلی منتشر شود. در آگهی ها باید نوع، مقدار كالا یا كار با ذكر مشخصات (مدت، محل و نحوه تحویل كالا یا انجام كار) مدت قبول پیشنهادها، میزان سپرده شركت در مناقصه، میزان تضمین حسن انجام معامله و ترتیب دریافت و استرداد آن و ... ذكر شود.تمام افرادی كه اهلیت انجام معامله را دارند، حق شركت در مناقصه دارند و افراد مجنون و ورشكسته شایستگی شركت در مناقصه را ندارندتخلف از تشریفات مزایده و مناقصه، باعث باطل شدن قرارداد منعقده می شود.
