تبیان، دستیار زندگی

چگونه مدیری پاسخگو باشیم

مترجم: مریم حاجی علی‌رضا
محوریت این مقاله موضوع پاسخگویی (به اطرافیان و محیط) و مسوولیت‌پذیری است که در حوزه‌های مختلفی کاربرد دارد، به طور مثال در حوزه اداره سازمان‌ها، توانایی آنها در برآوردن نیاز مشتریان، کارمندان، سیاستمداران و سایر مشارکت کنندگان اهمیت دارد؛

تاثیرات مدیران پاسخگو
مدیران پاسخگو با ایجاد رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد و احترام با اطرافیان خود به موفقیت می‌رسند. کارمندان واکنش مثبتی در قبال مدیر پاسخگو دارند. تلاش بیشتری برای موفقیت سازمان و مدیر خود می‌کنند و حتی در هنگام نیاز، کارهایی علاوه بر وظایف خود متقبل می‌شوند، زیرا مدیران پاسخگو کمک به کارمندان را وظیفه خود می‌دانند و درنتیجه میان آنها رابطه‌ای متقابل، مبتنی بر توجه و احترام ایجاد می‌شود. مدیران پاسخگو بر افراد مافوق خود نیز تاثیر می‌گذارند؛ چون آنها توانایی پیش‌بینی و برآوردن نیازهای روسای خود را دارند، بسیار قابل اطمینان و کارآمد هستند و درنتیجه می‌توانند سخن خود را به گوش افراد مافوق خود رسانده و وظایفشان را در
زمان نیاز انجام دهند. درمقابل مدیران غیر پاسخگو تاثیرات محدودی روی محیط خود دارند؛ زیرا اطرافیان آنها اعتقاد دارند که چنین مدیرانی در راستای افزایش رفاه آنها تلاش نمی‌کنند و در نتیجه آنها مورد احترام و اعتماد اطرافیان خود نیستند. تاثیر افراد در سازمان عموما محدود به قدرتی است که پست سازمانی‌شان به آنها اعطا می‌کند، به اضافه اینکه عامل ترس یک مولفه کوتاه مدت است و استفاده از آن در بلندمدت بسیار سخت است.
مدیران غیر پاسخگو در نظر دیگران افرادی خودمحور یا در بهترین حالت افرادی بی‌توجه به خواسته‌های دیگران هستند و در نظر افراد مافوق خود کمتر قابل اعتماد و کارآمد هستند، زیرا این افراد به جای تمرکز بر انجام وظایف خود در پی اعمال قدرت و حفظ سازمان و محوریت خودشان گام بر می‌دارند.

چگونه مدیری پاسخگو باشیم
مدیران پاسخگو مهارت‌های مختلفی را برای تحقق این امر به کار می‌گیرند، مهم‌تر از همه به نظر می‌رسد آنها نسبت به محیط آگاهی دارند. آگاهی به محیط دارای چند مولفه است: اول مدیران آگاه به محیط، دارای این توانایی هستند که نگرانی‌های خود را کنار بگذارند و به اطرافیان‌شان گوش فرادهند، در نتیجه آنها اتفاقات اطراف را درک می‌کنند و می‌دانند که چه چیزهایی توسط صفوف مدیریتی گفته و شنیده شده است، آنها همچنین در نشان دادن این موضوع که نیازهای افراد را درک می‌کنند مهارت دارند، حتی آن دسته از نیازهایی که مستقیما بیان نمی‌شوند. البته دانستن جریان اتفاقات و نیاز اطرافیان به تنهایی کافی نیست، آنها بر اساس این دانش اقدام به برآوردن نیازهای کارمندان، مدیران بالادستی و سایرین می‌کنند، مدیران پاسخگو تلاش می‌کنند مشکلات اطرافیان خود را پیش از درخواست آنها حل کنند.

به این مثال توجه کنید:
من مسوول مکانیزه‌کردن یک واحد دولتی بودم، افرادی که در سیستم مدیریت اطلاعات کار می کردند، نشان دادند که در آینده نزدیک کاری از دست آنها برای ما بر نمی‌آید و به‌رغم این موضوع علاقه‌ای نداشتند که ما در انجام پروژه به روش خود عمل کنیم، در نتیجه با ما همکاری منظم و یکدستی نداشتند.
به عنوان رهبر گروه با موانع زیادی مواجه بودم مدیر ما علاقه زیادی به موفقیت پروژه داشت، من مرتبا گزارش پیشرفت‌ها و موانع کار را به اطلاع مدیر خود می‌رساندم، هربار که گزارش را ارائه می‌دادم او در مدت کوتاهی موانع را برطرف می‌کرد با وجود اینکه من صراحتا از او درخواست كمك نکرده بودم.
علاوه بر این، مدیرم با ارائه راهکارها و پیشنهاد‌هایی درباره نحوه برخورد با سایر کارکنان مجموعه به من کمک می‌کرد تا بتوانم بهترین تاثیر ممکن را بر آنها داشته باشم، با وجود موانع، پروژه به موقع آماده شد و این باعث ناخرسندی افرادی شد که به گمان من امیدوار بودند پروژه ناموفق باشد.
این یک داستان ساده و آموزنده بود. در این داستان مدیر ارشد ما با توجه و علاقه و بررسی دقیق پروژه، نیازهای مدیر پروژه را تشخیص داده و هرکاری در توانش بود برای هموار کردن مسیر انجام داد، او نه تنها در پی برطرف کردن موانع و برآوردن خواسته‌های مدیر پروژه بود، بلکه فراتر از آن در پی کمک به مدیر گروه و آموزش روش‌های تاثیر بهینه به او نیز بود و همه اینها را به عنوان انجام وظیفه و بدون درخواست صریح مدیر گروه انجام می داد. در مقابل توجه کنید به غیر پاسخگو بودن سایر افراد مجموعه. آنها صرفا سخنرانی کرده و ایراد‌های بیهوده می‌گرفتند و به جای ارائه پیشنهادهای سازنده، پیش‌بینی‌های بدبینانه می‌کردند، به جای تمرکز بر نیاز مراجعان، بر اموری تمرکز کرده بودند که مرتبط با سلطه و خواسته‌های خودشان بود و در نهایت همین امور باعث شد که کنترل پروژه را از دست بدهند و جایگاه کلی آنها در سازمان سقوط کند؛ زیرا آنها چه در سطح سازمانی و چه در سطح فردی بیش از آنکه در جهت اهداف نهایی مفید باشند، ایجاد مانع می‌کردند.

به مثال دیگری توجه کنید:
یک کارمند برای کار در یک واحد دولتی حدود یک سال بود که از شهر خود به شهر دیگری نقل مکان کرده بود، در یک مکالمه غیر رسمی مدیر او متوجه شد که کارمند در حالت مطلوب خود به سر نمی‌برد و احوال او را پرسید، کارمند توضیح داد که اخیرا حالش چندان خوب نیست و مدام خسته و فرسوده است، مدیر متوجه شد که کارمند در این شهر پزشکی را نمی‌شناسد، پیشنهاد کرد که قرار ملاقاتی با پزشک خود برای کارمند بگذارد و در اسرع وقت این کار را انجام داد؛ در نهایت مشخص شد که مشکل کارمند جزئی و قابل حل بوده است.
در این مثال هم مصادیق بارزی از آگاهی به محیط اطراف و پاسخگویی را مشاهده می‌کنیم. مدیر تشخیص می‌دهد که کارمند نیاز به کمک دارد، در حالی که کارمند مستقیما و صراحتا درخواست کمک نکرده است، توجه کنید که مدیر کارمند را برای مراجعه به دکتر تحت فشار نمی‌گذارد، بلکه نیاز را تشخیص داده و پیشنهاد کمک می‌کند. در این مثال کمک کردن به کارمند مستلزم اقدام مستقیم مدیر است.

نتیجه‌گیری
دو مثال فوق نشانگر صداقت و تعهد است؛ چنین مواردی سال‌ها به یاد می‌ماند و باعث تداوم تاثیر مدیر مذکور می شود، پاسخگویی یک مولفه حیاتی برای موفقیت در مدیریت است، چون کمک می‌کند که مدیران و ناظران کارها را به گونه‌ای که به نفع همه افراد است انجام دهند.
در فرصت کوتاهی که در این مقاله داشتیم تلاش کردیم مفهوم پاسخگویی را تشریح کنیم، اگر در پی آن هستید که درک خود را از این مفهوم بسنجید به سوال‌های زیر پاسخ دهید:
1. اگر شما یک مدیر یا مسوول هستید؛ چگونه می‌توانید رفتار خود را به گونه‌ای بهبود ببخشید که از دید کارمندان خود، رییس خود و مراجعان خود بیشتر پاسخگو و مسوول به نظر برسید؟
2.اگر شما مدیر یا مسوول هستید، تعریف شما از «کارمند پاسخگو» چیست؟ آیا می‌توانید کارمندان مطلوب خود را تعریف کرده و مشخص کنید چگونه آنها در مقابل شما پاسخگو هستند؟
3.اگر شما مدیر نیستید، چه کارهایی باید انجام دهید تا از دید اطرافیان خود پاسخگوتر به نظر برسید؟