تبیان، دستیار زندگی

مترجم: پریسا حبیبی
مدیریت چیست؟ وظیفه مدیران چیست؟ چگونه می‌توان مدیریت درستی داشت؟ اینها سوالات متداولی است كه اكثریت ما در كار مدیریت بارها و بارها با آنها مواجه شده‌ایم و به دنبال پاسخی برای آنها بوده‌ایم. در اینجا سعی می‌كنیم با نگاهی ساده به این پرسش‌ها بپردازیم.

دانش و هنر
مدیریت تلفیقی از هنر و علم است. مدیریت هنری است كه می‌تواند تاثیرگذاری افراد را نسبت به زمانی كه یك مدیر وجود ندارد، افزایش دهد و علمی است كه شیوه چگونگی این امر را به شما نشان می‌دهد و بر پایه چهار ستون: برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، سرپرستی و نظارت قرار دارد.
تاثیرگذاری بیشتر
در یك واحد تولیدی بدون یك مدیر چهار كارگر با هشت ساعت كار توانایی تولید 6واحد كالا را دارند. اگر من مدیری برای مدیریت این مجموعه استخدام كنم، در حالی كه تولید ثابت بماند، هیچ نفعی برای مجموعه من نداشته است ولی از سوی دیگر اگر تولید افزایش یابد و به 8 واحد برسد، نشان می‌دهد كه مدیریت مجموعه تاثیرگذار و با ارزش بوده است.

توانایی‌های اولیه در مدیریت:
1- برنامه‌ریزی: مدیریت در آغاز با برنامه‌ریزی شروع می‌شود و به همین ترتیب سرآغاز یك مدیریت كارآمد، برنامه ای موفق است. همچنین بازبینی برنامه‌های موفق گذشته و استفاده از تجارب حاصل از آن نیز می‌تواند بسیار مفید باشد. بدون برنامه شما هرگز موفق نخواهید شد. اگر شما به طور تصادفی یك برنامه را هدف قرار دهید ممكن است بر اساس شانس به نتایج و دستاوردهای مثبتی دست یابید ولی به طور قطع، تكرارپذیر نخواهد بود.
كشف كنید هدف اصلی سازمان شما چیست یا با دقت به حرف‌ها و خواسته‌های رییس خود در این زمینه گوش كنید. سپس سعی كنید از بهترین روش‌ها و عملكردها برای دستیابی به آن استفاده كنید.
دقت كنید چه منابعی در دسترس شما است؟ و چه منابعی می‌توانید به دست آورید؟ نقاط ضعف و قدرت خود و سایرین را مقایسه كنید. به طور مثال توجه كنید تولید كالایی با چهار كارگر برای شما كم‌هزینه‌تر است یا اجاره ماشینی برای انجام آن كار با یك كارگر؟
سعی كنید تمام سناریوهای احتمالی را در نظر بگیرید و برای آنها برنامه‌ریزی كنید. بدترین سناریوهایی كه ممكن است با آن روبه رو شوید را نیز لحاظ كنید و برای آنها نیز برنامه مشخصی داشته باشید. سپس برنامه‌های پیشنهادی خود را ارزیابی كنید و با قصاوت‌هایی عادلانه به دنبال توسعه آنها باشید، به طوری كه برنامه ای كارآمد با بهترین عملكرد در اختیار شما قرار گیرد و در صورت شكست نیز راه حلی برای آن داشته باشید.

2- سازماندهی: حالا بعد از طراحی یك برنامه خوب باید آن را اجرا كنیم. در ابتدا دقت كنید تمام اعضای تیم اجرایی شما آمادگی لازم را دارند و می‌توانند در زمان تعیین شده با شما همكاری كنند. برنامه را با تیم در میان بگذارید و توانایی افراد را برای اجرای آن بررسی كنید و توجه داشته باشید آیا كارمندان شما از توانایی‌های لازم برخوردار هستند و انگیزه لازم را دارند؟
اطمینان حاصل كنید كه لوازم مورد نیاز برای اجرای برنامه آماده است یا به زودی تامین می‌شود. در آخر قبل از شروع برنامه بررسی كنید كه همه افراد تیم متوجه نقش خود در اجرای برنامه شده‌اند و اهمیت نقش خود را در موفقیت كلی پروژه درك كرده‌اند.

3- سرپرستی: در این بخش، برنامه‌ها در حال اجرا است. به همه افراد آنچه باید انجام شود را اطلاع دهید. این قسمت از اجرای كار همانند رهبری یك اركستر است. در یك اركستر همه نوازندگان روبه‌روی رهبر گروه قرار می‌گیرند. آنها می‌دانند هر قطعه چه زمانی و به چه شیوه ای باید اجرا شود و چه زمانی پایان پذیرد.
این رهبر اركستر است كه با رهبری صحیح خود سبب اجرای یك موسیقی موفق می‌شود. وظیفه شما به عنوان مدیر یك پروژه نیز به همین ظرافت است. همه كارمندان همانند (نوازندگان) در مقابل شما قرار دارند و برنامه شما همان نت موسیقی است.
شما باید تعداد كارمندان در هر بخش را سازمان‌دهی كنید و با بخش بندی صحیح مراحل كار بتوانید یك اجرای خوب داشته باشید.

4- نظارت: در این قسمت از پروژه همه عوامل آماده اجرا هستند و شما باید با تمام دقت بر آنها نظارت داشته باشید. اطمینان حاصل كنید همه امور طبق طرح قبلی پیش می‌رود، چنانچه قسمتی از كار با توجه به طرح اولیه پیش نرفت، شما باید به بازبینی كار پرداخته و برنامه را چنانچه لازم بود دوباره تنظیم كنید.
به طور كلی در زمان اجرای كار عملیاتی با مشكلات زیادی روبه رو می‌شویم. برخی از كارمندان ممكن است مریض شوند، برخی سر زمان تعیین شده سر كار نباشند. بنابراین درهمان ابتدای كار باید برنامه‌ای مشخص برای چنین وقایع پیش‌بینی نشده‌ای تهیه كنید. شما به عنوان یك مدیر باید همیشه آمادگی لازم برای آنچه ممكن است اتفاق بیفتد را داشته باشید و می‌توانید ریسك هزینه‌های ناشی از آن را محاسبه و برای آن برنامه‌ریزی كنید.

باید توجه داشت مدیریت افراد كار آسانی نیست، با این حال می‌توان آن را با موفقیت انجام داد و می‌تواند یك تجربه بسیار ارزشمند باشد. به یاد داشته باشید كه مدیریت نیز همانند هر مهارت دیگری با مطالعه و تمرین قابل ارتقا است.