شیوه ی تهیه ی لیست کارها
چیزی لذت بخش تر تیک زدن یک کار انجام شده در لیست کارها (To-do list) نیست. تیک می زنید که این کار انجام شد! تمام شد و رفت پی کارش! ماموریت با موفقیت به اتمام رسید! از سوی دیگر، چه بسیار روزهایی هستند که بدون تیک زدن و انجام کار مفیدی، پشت سر گذاشته می شوند. به راستی چرا این اتفاق می افتد؟ چرا چنین روزهایی بدون انجام کار به پایان می رسند؟
جواب به «تودو لیست» (لیست کارها) بر می گردد.
یک تودو لیست خوب می تواند یک ابزار راهنمای خوب برای انجام کارها باشد، در حالی که یک ستون دراز و شلوغ از کارهای انجام نشده جز شماتت کردن شما و یاداوری عدم توانایی تان برای انجام کارها، فایده دیگری ندارد. همه این تفاوت ها بستگی به این دارد که شما چگونه یک تودو لیست را «بنویسید.» پس اگر موافق باشید، در ادامه به راهنمای چگونگی نوشتن یک تودو لیست خوب بپردازیم. مهارتی که لازم است هر کسی آن را به خوبی بلد باشد.
برای شروع باید فکر کنید، تودو لیست شما یک دستورالعمل است تا رئیس درون شما را از کارگر درون تان، جدا کند.
مانند یک کد برنامه نویسی، اگر این دستورالعمل و حریم های آن، واضح، مشخص و کاملا مجزا از یکدیگر باشند، آن کد را باید طلا گرفت، قاب کرد و به دیوار زد. اما اگر کد شلوغ و فاقد صفات بالا باشد، موجب نتایج ناخواسته مانند ترس، طفره رفتن، به تعویق انداختن، بی میلی و نفرت از انجام آن می شود. پس هنگام نوشتن تودو لیست موارد زیر را با دقت انجام دهید تا انجام کارهایتان آسان شود، دقیقا مثل آب خوردن.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
شما رئیس و کارگر خودتان هستید
در هر لحظه ای از روز شما در یکی از حالات روبرو هستید: حالت فکر کردن (که در آن حالت یک رئیس به حساب می آید) و حالت عمل (که مانند یک کارگر آن را انجام می دهید). زمانی که یک پروژه یا کار به شما داده می شود، ابتدا به چگونگی انجام آن فکر می کنید. در این زمان شما در حالت فکر کردن / رئیس هستید. کسی که دستور می دهد. تودو لیست شما در واقع لیست دستورات آقای رییس است که بعدا توسط آقای کارگر دانه دانه انجام می شود.
زمانی که شما کلاه ریاست بر سر می گذارید، باید دستورات تان را به گونه ای بنویسید تا کارگرتان بدون اینکه لازم باشد به آنها فکر کند (و استرس فکر کردن را بکشد)، بتواند آنها را انجام دهد. فکر کردن هنگام انجام کار بسیار مشکل تر از فکر کردن زمانی است که در جایی نشسته اید و کلاه ریاست بر سر دارید.
پس خارج کردن فرایند «فکر کردن هنگام انجام کار» یکی از بهترین راه ها برای اتمام و به پایان رساندن آسان، تودو لیست است.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
چگونه به خودتان دستور بدهید
زمانی که قصد اضافه کردن کاری به تودو لیست دارید، توصیه های ایمنی زیر را جدی بگیرید!
فقط مواردی را در لیست قرار دهید که واقعا قابل انجام هستند
گاهی بعضی از کارها وجود دارند که اکنون زمان انجام آنها نیست. به این کارها «اهداف شرطی» گفته می شود. به عبارت دیگر به کارهایی گفته می شوند که هنوز زمان انجام آنها فرا نرسیده است. برای مثال زمانی که یک آپدیت کوچک برای وبسایت تان می آید، می توانید همان لحظه آن را اعمال کنید. اما با توجه به اینکه این کار معمولا زمان بر و مشکل است، شاید لازم نباشد هر آپدیت کوچکی را اعمال کنید. مثلا می توانید سایت را در دوره های شش ماهه آپدیت کنید.
نوشتن چنین کارهایی که اکنون نمی توانید آنها را انجام دهید و موعد انجام شان مثلا شش ماه دیگر است، در تودو لیست جز اینکه لیست شما را شلوغ کند و یک فضا از آن را اشغال کند، فایده دیگری ندارد. این موارد را در یک لیست مجزا مثلا با نام «کارهای آینده» بگذارید. پس در تودو لیستی که برای کارگر وجودتان می نویسید، فقط مواردی را قرار دهید که هم اکنون، بدون هرگونه فکری و تنها با کار فیزیکی قابل انجام هستند.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
کارها را خرد کنید
نوشتن یک کار بزرگ و مبهم در لیست، مهمترین علت برای انجام ندادن آن کار است. برای مثال اگر شما در تودو لیست تان عبارت «تمیز کردن اتاق» را بنویسید، من تضمین می کنم، این کار آخرین کاری است که طرفش می روید. توجه کنید که پروژه ها، کار نیستند. پروژه مجموعه ای از کارها است. تفاوت قایل شدن بین این دو بسیار مهم است. سعی کنید به خودتان عادت بدهید تا بین این دو تفاوت قایل شوید، زیرا تودو لیست شما، لیست پروژه هایتان نیست. هرگز یک پروژه چند قسمتی مانند «تمیز کردن اتاق» را در آن وارد نکنید. پروژه را به قسمت های کوچکتر، آسان تر، قابل فهم تر و کارهایی که نیاز به فکر ندارند تقسیم کنید.
مثلا تمیزکردن اتاق را به پاک کردن کابینت ها، پاره کردن و دور ریختن کاغذهای قدیمی، بسته بندی و قرار دادن کتاب های اضافه در انبار یا کتابخانه تقسیم کنید. در این زمان کارگر وجودتان به راحتی می داند که چه کند. اما زمانی که رئیس وجودتان بگوید «اتاق را تمیز کن»، کارگر وجودتان نمی داند که چه کند و این کار به راحتی قبل، قابل انجام نیست.
هرچه کاری به قسمت های کوچکتر و اتمی تقسیم شود، احتمال انجام آن بالاتر می رود. (اتم در لغت به چیزی گفته می شود که قابل تقسیم نیست.) سارکس (از نویسندگان بزرگ) توصیه می کند کارها را به قسمت های پنج دقیقه ای تقسیم کنید. او نام آنها را «میکروحرکت» گذاشته است. وی می گوید: «هر یک از این میکروحرکت ها کوچک هستند و از طریق این پله های کوچک است که می توانید کارهای بزرگ زندگی تان را به انجام برسانید. من زمان و توجه زیادی روی کارهایم ندارم، بنابراین با اختراع میکروحرکت های پنج دقیقه ای راهی برای اتمام پروژه ها پیدا کرده ام. من همیشه احساس می کنم، می توانم هر کاری را در پنج دقیقه انجام دهم.»
برای تقسیم کارها به اجزای کوچک، باید قبل از نوشتن کارها در لیست، با دقت فکر کنید. در ادامه یک تودو لیست مبهم را می آوریم که به مانند یک مانع بزرگ در برابر انجام کارها قد علم می کند. سپس یک تودو لیست قابل انجام را نیز برای مقایسه کنارش می آوریم.
تودو لیست مبهم ///// تودو لیست قابل انجام
پیدا کردن یک دندان پزشک ///// ایمیل به احسان و پرسیدن اینکه پیش کدام دندان پزشک می رود
تعویض شیشه شکسته روی میز ///// اندازه گیری ابعاد میز. تلفن به شیشه سازی ....... با شماره ……. ، گفتن اندازه ها و دادن سفارش
یادگیری زبان ایتالیایی ///// جستجو و پیدا کردن یک سایت آموزش زبان ایتالیایی. ثبت نام در آن.
همان طور که می بینید، شکستن کارها به اعمال کوچک تر، یک پروژه مبهم را به چند مورد معمول در تودو لیست تبدیل می کند. مثلا جایگزین کردن شیشه شکسته روی میز شامل اندازه گیری ابعاد میز، تلفن و سفارش یک شیشه جدید، رفتن، برداشتن و آوردن آن به خانه است.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
فقط روی کار بعدی تمرکز کنید
زمانی که کاری چند قسمتی (مانند جایگزین کردن شیشه یک میز) دارید، فقط کار بعدی را در داخل تودو لیست وارد کنید. زمانی که آن کار انجام شد، به لیست پروژه تان (که در یک لیست مجزا قرار دارد) مراجعه کنید و کار بعدی را از آن به تودو لیست وارد کنید. در واقع، تودو لیست شما باید در هر لحظه فقط کارهای بعدی هر یک از پروژه هایتان را داشته باشد، نه یک کار شرطی که برای انجام آن نیاز به انجام کار دیگری باشد.
تصور کنید، پشت میزتان نشسته اید. شما ۱۰ دقیقه تا قرار ملاقات تان، زمان اضافه دارید. اگر یک «تودولیست مبهم» روبروی شما باشد، آیا می توانید در همین ۱۰ دقیقه یک دندان پزشک پیدا کنید یا ایتالیایی یاد بگیرید؟ نه. اما در این زمان می توانید یک کار از «تودو لیست قابل انجام تان» به پایان برسانید. مثلا یک ایمیل به دوست تان بزنید و آدرس دندان پزشک اش را بپرسید یا یک سایت آموزش ایتالیایی پیدا کنید.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
از افعال دقیق که نشان دهنده یک عمل هستند، استفاده کنید
زمانی که از کارگر وجودتان می خواهید کاری انجام دهد، به او دستور بدهید. برای مثال زمانی که می نویسید «چک کردن حساب»، یک دستور مبهم داده اید. پس دقیق دستور دهید: «به راب تلفن بزن و موجودی حساب را بپرس». توجه کنید در اینجا می توانستم به جای «تلفن بزن» از «تماس بگیر» هم استفاده کنم، اما کلمه تماس بگیر کمی ابهام دارد، تماس گرفتن به معانی تلفن زدن، اس ام اس، ایمیل یا چت می باشد. پس فعل هایتان را با حالت دستوری و به دقیق ترین شکل ممکن انتخاب کنید. اصطلاحا گفته می شود، تصور کنید یک خدمت کار جدید استخدام کرده اید و امروز اولین روز وی است. شما باید به شفاف ترین شکل ممکن دستورات خود را بدهید.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
تا آنجا که امکان دارد اطلاعات بیشتر بدهید
زمانی که در حال نوشتن تودو لیست هستید، وظیفه رئیس وجودتان این است که دستورات را به ساده ترین شکل و کامل ترین توضیحات برای کارگر وجودتان بنویسد. برای مثال، اگر می خواهید یک تلفن بزنید، نام یا شماره او را نیز به تودو لیست وارد کنید. به جای «فروش اثاثیه کهنه»، بنویسید «تلفن به مرتضی برای تعیین زمان بردن وسایل کهنه به شماره ……… ». همیشه تمام اطلاعات را در لیست بنویسید، شاید در جایی امکان دسترسی به سایر اطلاعات وجود نداشته باشد. مثلا اگر در صف انتظار مطب یک دکتر نشسته باشید، مطمئنا نمی توانید «اثاثیه کهنه را بفروشید»، اما اگر شماره تلفن را در لیست نوشته باشید، مطمئنا می توانید یک تلفن بزنید. پس رئیس خوبی باشید. به کارگر وجودتان کمک کنید و تمام اطلاعات لازم برای انجام کارهایش را در اختیارش بگذارید. او را مجبور به انجام کاری که وظیفه رئیس بوده (مثلا پیدا کردن شماره تلفن) نکنید.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
لیست را کوتاه نگه دارید
همان طور که هیچ کس دوست ندارد اینباکسی با ۲۳۸۷ ایمیل ناخوانده داشته باشد، هیچ کس به یک تودو لیست بی انتها نیز علاقه ندارد. دقیقا مانند یک تونل است که روشنایی ای در ته آن دیده نمی شود. آیا مایل هستید به چنین تونلی وارد شوید؟
پس همیشه تعداد موارد تودو لیست را کمتر از ۲۰ عدد نگه دارید. (امروز صبح، تودو لیست من تنها ۱۷ مورد داشت و من خودم را شخصی کاملا پرکار و شلوغ می دانستم.) آیا به نظر شما این لیست کوتاه است؟ به خاطر داشته باشید «تودو لیست شما زباله دانی پروژه هایتان نیست» یا «مکانی برای آرزوهای آینده». تمامی مواردی که وارد آن می شوند باید در آینده بسیار نزدیک قابل انجام باشند. تودو لیست باید کوتاه باشد و انجام کل موارد آن زمان زیادی نبرد، تا در میانه انجام آن نیاز نباشد تصمیم بگیرید، انجام سریع تر کدام یک از آنها مهم تر است.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
کارها را بر اساس اهمیت مرتب کنید
اگرچه تودو لیست شما ممکن است ۲۰ مورد داشته باشد، اما در واقع امروز مجبور به انجام چند مورد از آنها هستید (با فرض اینکه کارهایی مانند برخاستن از رخت خواب، دوش گرفتن، قهوه درست کردن، رفتن به محل کار و… را ننوشته باشید و نباید هم بنویسید). بنابراین چند کار مهم امروز را، در بالای لیست قرار دهید. اگرچه شما باید فقط کار بعدی در هر یک از پروژه هایتان را در تودو لیست وارد کنید، اما همیشه نیم نگاهی به کار بعدی در لیست پروژه ها نیز داشته باشید.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
لیست شما باید مرتب تغییر کند
اگرچه تودو لیست من فقط ۲۰ مورد دارد، اما هر روز عوض می شود. هر روز، دو تا پنج مورد از آن تیک می خورد و به جایشان دو تا پنج مورد دیگر اضافه می شود. به خاطر داشته باشید، تودو لیست شما یک نوشته است که همیشه روی آن کار می کنید، نه یک عهدنامه که به دیوار بزنید، به همه نشان دهید و به مرور خاک رویش بنشیند.
زیرا تغییر نکردن این لیست به معنی عدم انجام هیچ کاری توسط شما است.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
هر هفته لیست تان را بازنویسی کنید
علاوه بر اینکه کارها را بر اساس اهمیت مرتب می کنید، باید آنها را بر اساس قدمت نیز مرتب کنید. کدام مورد در لیست شما از همه قدیمی تر است؟
زمانی که کاری در لیست مدت زیادی باقی می ماند، به علت حس منفی و ممانعت ذهنی نسبت به آن، شانس انجام آن کاهش می یابد.
در این هنگام، شما باید با تعیین یک جایزه این مانع را بشکنید وگرنه ممکن است تا ابد طرف آن کار نروید. البته همیشه به این هم فکر کنید که «آیا واقعا انجام این کار لازم هست!؟» (به خاطر داشته باشید! حذف کردن یک کار از تودو لیست همیشه بهتر از انجام آن است! زیرا با حذف کردن مقداری زمان و انرژی برای انجام کارهایی که واقعا باید انجام شوند و قابل حذف نیستند، ذخیره می کنید.)
مانند یک رئیس که هر چند وقت یک بار یک جلسه با کارمندان اش می گذارد، شما نیز هر پنج شنبه یا جمعه بعد از خواندن تبیان! یک جلسه ۲۰ دقیقه ای با خودتان برای مرور و بررسی تودو لیست، لیست پروژه ها و لیست آرزوهای آینده کنار بگذارید. از این زمان برای بازنویسی کارهایی که کم کم دارد مدت انجام نشدن شان طولانی می شود، استفاده کنید. موارد نامربوط را پاک کنید. مرحله بعدی کار را از لیست پروژه ها به تودو لیست انتقال دهید.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
لیست تمامی کارهای انجام شده را در جایی ثبت کنید
مانند یک کارگر خوب و کاردان، باید ارزش تان را به رئیس نشان دهید. پس در یک لیست مجزا تمام کارهایی را که انجام می دهید را ثبت کنید، تا هر زمان که به آن نگاه می کنید، از کارکرد خودتان لذت ببرید. در ضمن این لیست زمانی که قصد به خاطر آوردن کاری در گذشته را دارید به کارتان می آید. از طرف دیگر لیست کارهای انجام شده یک شاخص خوب برای کارا بودن یا نبودن تودو لیست شما است. پس اگر دو روز گذشت و هنوز موردی به لیست کارهای انجام شده تان اضافه نکرده اید، حتما به تودو لیست تان مراجعه کنید و علت این مسئله را جویا شوید. شاید لازم باشد، تودو لیست را بازنویسی کنید.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
تمرین بهترین آموزگار است
شاید این راهنما برای کار ساده ای چون نوشتن تودو لیست بلند به نظر برسد. اما در واقع ۹۰ درصد یک پروژه نقشه کشی، طراحی چگونگی انجام آن است، چیزی که در نظر اکثر افراد، کاری بسیار راحت و ناچیز است.
مانند هر عادت خوب دیگر، تمرین بهترین راه برای آموزش «خوب برنامه ریزی کردن» است.
هرچه بیشتر «هنر خلق یک تودو لیست موثر» را تمرین کنید، دفعه بعد، طرح آن برایتان سریع تر و آسان تر می شود، کارهای بیشتری تیک می خورند و هنگام خروج از محل کار آن احساس لذت بخش تمام کردن کارها را بیشتر حس می کنید.
باور بکنید یا نه، تسلط به موارد گفته شده در این مطلب تاثیر فوق العاده ای در انجام کارها توسط شما خواهد گذاشت. برای تسلط نیاز است که آن را چندین بار مطالعه کنید و با تمرین بارها در آینده به این مقاله مراجعه کنید.
