تبیان، دستیار زندگی

۹۷روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت دوم




۹۷ روش برای امنیت بیشتر و نگارش بهتر ایمیل - قسمت اول


• قابلیت‌های خود را بشناسید
گاهی پیش می‌آید که کاربر بنا به دلایلی به کامپیوتر یا لپ‌تاپ دسترسی ندارد. در این صورت برای چک کردن ایمیل‌هایش می‌تواند از گوشی تلفن همراه استفاده کند. ارسال و دریافت ایمیل از طریق موبایل بیشتر مناسب افرادی است که تبحر کامل در استفاده از صفحه‌کلید کوچک گوشی‌های موبایل دارند. شاید خواندن نامه‌های الکترونیک از طریق موبایل راحت به نظر برسد، اما نوشتن و ارسال آنها چندان آسان نیست.




• از نرم‌افزار تبدیل صدا به متن استفاده کنید
گوشی‌های هوشمند، نرم‌افزارهایی با قابلیت تبدیل صدا به متن دارند. این فناوری بیشتر مناسب کاربرانی است که تایپ کلمات با موبایل برایشان راحت نیست. برای استفاده از این نرم‌افزار فقط کافی است کاربر جمله‌های موردنظرش را با صدای بلند بخواند تا برایش نوشته شوند. البته برای نصب آن حتما باید گوشی شما قابلیت تبدیل صدا به متن را داشته باشد و معمولا فقط برای انگلیسی زبان ها قابل استفاده است.





• در مورد مِیل سرورها بیشتر بدانید
اگر قصد دارید هم‌زمان از طریق کامپیوتر و موبایل به حساب کاربری ایمیلتان وارد شوید، حتما تحقیق کنید که مِیل سرور شما چگونه از این استفاده هم‌زمان پشتیبانی می‌کند. برخی از سرورها و نرم‌افزارها، ایمیل را روی وسیله‌ای که کاربر از آن استفاده می‌کند، دانلود و سپس از سرور پاک می‌کنند. در مورد مسایل کاری این مساله می‌تواند کاربر را با مشکل‌ روبه‌رو کند. یعنی اگر از طریق موبایل، ایمیل را بخوانید و سپس آن را از گوشی حذف کنید تا در اولین فرصت از طریق کامپیوتر به آن جواب بدهید، باید بدانید که ممکن است دیگر نامه‌ای در باکس شما وجود نداشته باشد!
• حساب کاربری اختصاصی برای موبایل بسازید
اگر قرار است مدتی دور از کامپیوتر و لپ‌تاپ باشید، می‌توانید نامه‌هایتان را روی گوشی هوشمند خود بخوانید و پاسخ دهید؛ اما با محدودیت‌های بسیار. بهترین راه برای دسترسی به ایمیل از طریق موبایل این است که حساب کاربری جداگانه‌ای برای آن بسازید. حال ایمیل اصلی را به این ایمیل ری دایرکت کنید. البته تمامی ***** ها را هم روشن کنید که ایمیل های حاوی فایل ضمیمه برای ایمیل موبایل ارسال نشوند. البته بهتر است با استفاده از ***** ها جلوی ارسال ایمیل های گروهی را هم به ایمیل موبایل بگیرید.
• هرگز ایمیل‌های ضمیمه‌دار به موبایل نفرستید
اگر می‌دانید که دوست یا همکارتان قرار است برای مدت مشخصی ایمیل‌هایش را از طریق گوشی تلفن همراه چک کند، سعی کنید تا حد امکان فایلی را ضمیمه ایمیل نکنید. در عوض می‌توانید آدرس اینترنتی فایل مورد نظر را برایش ارسال کنید. با این کار می‌تواند هنگامی که به لپ‌تاپ یا کامپیوتر دسترسی پیدا کرد آنها را دانلود کند.
• به هزینه‌های اتصال به اینترنت با موبایل توجه کنید
از آن جا که اینترنت گوشی‌های تلفن همراه، معمولا هزینه بالایی دارد، ارسال و دریافت ضمیمه‌های ایمیل برای کاربر از لحاظ اقتصادی چندان به‌صرفه نیست. برخی از سرویس‌های ایمیل موبایل‌ها به کاربر این امکان را می‌دهند که بدانند آیا ایمیل فایل پیوست هم دارد یا خیر. اما بقیه آنها به طور خودکار فایل پیوست را دانلود می‌کنند. پس بهتر است برای کاهش هزینه‌های خود، همکار و دوستانتان فایل‌های مورد نظر را هنگامی به ایمیل ضمیمه کنید که از کامپیوتر یا لپ‌تاپ استفاده می‌کنید، نه موبایل.
• به سرعت پاسخ دهید (۱)
هرگز بیشتر از دو روز ایمیلی را بی‌پاسخ نگذارید. ایمیل‌های دریافتی را بی‌درنگ بخوانید و پاسخ دهید. اگر بعد از خواندن، فرصت کافی برای پاسخ‌گویی ندارید آن را به فولدر «ایمیل‌هایی که باید پاسخ داده شوند» منتقل کنید. در این صورت خاطرتان می‌ماند که آن نامه نیاز به پاسخ دارد.
• به سرعت پاسخ دهید (۲)
زمان مناسب برای پاسخ‌گویی به ایمیل، ۲۴ ساعت است. البته این زمان برای ایمیل‌های کاری و حرفه‌ای فرق دارد. برخی از فرستنده‌ها زمان مورد نظر را در ایمیلشان می‌نویسند پس بهتر است آن را لحاظ کنید و بر اساس همان زمان پاسخ خود را بفرستید.
• به سرعت پاسخ دهید (۳)
اگر ایمیلی به دست تان رسید که بسیار طولانی بود و شما زمان کافی برای پاسخ دادن به همه قسمت‌های آن را نداشتید، بهتر است در جواب، ایمیلی مبنی بر دریافت نامه‌اش بفرستید. در آن نامه ذکر کنید که حتما در اولین فرصت به همه جزئیات نامه پاسخ کامل خواهید داد.
• ایمیل را به چند بخش تقسیم کنید
اگر ایمیل مفصلی دریافت کردید که باید همه مواردش را با صرف زمان مناسب و فکر کردن پاسخ بدهید، بهتر است در چند نامه‌ جداگانه این کار را بکنید. برای شفاف بودن پاسخ، قسمتی را که می‌‎خواهید پاسخ دهید، کپی کنید و در ادامه آن جوابتان را بنویسید. حتما در نامه خود به چند بخشی بودن پاسخ‌هایتان اشاره کنید تا گیرنده تصور نکند که باقی نامه را ندیده‌اید یا برایش پاسخی ندارید.
• منظم باشید
سعی کنید برای کنترل ایمیل‌هایتان زمان‌بندی مشخصی داشته باشید، مثلا هر ۵ دقیقه یک بار یا هر ۵ روز یک بار! با این کار به دوستان و همکارانتان اجازه می‌دهید تا زمان پاسخگویی شما را بدانند.
• ایمیل‌ها ر ابر اساس فوریت شان طبقه‌بندی کنید
برخی از سرویس‌ها همچون Hotmail یا Gmail به کاربرانشان اجازه می‌دهند تا نامه‌ها را بر اساس اولویت‌های شخصی دسته‌بندی و مرتب کنند. به طور مثال می‌توان از فولدرهای فوری، حتما باید پاسخ داده شود، شخصی، اطلاعات و ... استفاده کرد. برای این کار باید نامه‌های مختلف را از inbox به فولدرهای مربوطه منتقل کرد. البته کاربر می‌تواند با ***** کردن آدرس‌های ایمیل از مزیت‌های این دسته‌بندی به صورت خودکار هم بهره‌مند شود.
• ایمیل‌ها را گزینش کنید
لازم نیست همه ایمیل ها را پاسخ دهید. به طور مثال ایمیل‌های گروهی یا آنهایی که موضوعشان «جهت اطلاع شماست» (FYI) را فقط باید خواند و بایگانی کرد. هرگز ایمیل کاری که آدرس ناشناسی دارد و فرستنده‌اش را نمی‌شناسید را به ایمیل شخصی خود فوروارد نکنید. این کار ممکن است امنیت حسابتان را به خطر بیندازد.
• تند و سریع باشید
ایمیل‌های کاری شما باید به دو حالت سوالی یا خبری باشند؛ اگر به دنبال اطلاعات در مورد موضوعی هستید، سوالی و اگر به مخاطب اطلاعات می‌دهید، خبری. ایمیل‌های کاری اصولا بهترین روش برای ارسال و دریافت اطلاعات به شمار می‌روند.
• خود را محدود کنید
بی جهت در سایت‌های مختلف با موضوعات متفاوت مشترک نشوید و inbox خود را با ایمیل‌های نخوانده پر نکنید. وقتی زمان کافی برای مطالعه ندارید و اطلاعات یک سایت برای تان ضروری اند، از راه‌های دیگر به مطالب آن سایت دسترسی پیدا کنید. یکی از راه‌های خوب و بدون دردسر، استفاده از RSS است. از یک ایمیل دیگر هم فقط برای این کار می توانید استفاده کنید.





• دست از ارسال و دریافت‌های مکرر بردارید
گاهی بهترین راه برا ی ارتباط، چت کردن است. گفت‌و‌گوهای کوتاه و سریع بسیار کاربردی‌تر از ارسال و دریافت ده‌ها ایمیل برای به نتیجه رساندن گفت‌وگو است. با محدود کردن ارسال و دریافت ایمیل‌های کوتاه و استفاده از چت باکس‌ها، در واقع کنترل بیشتر بر inbox خود خواهید داشت و ظرفیت آن را بیهوده اشغال نکرده‌اید.
• از کارشناسان فنی کمک بگیرید
نویسنده‌های بسیاری هستند که در مورد اصول و روش‌های عملکرد بهتر در دنیای مجازی مطالب و مقاله‌های مفیدی نوشته‌اند. خیلی خوب است که کاربر پیش از هر گونه اقدامی این اصول را بداند و به آنها عمل کند.
‏ • GTD - همه چیز را خوب انجام دهید
بهتر است ایمیل‌های خوانده نشده را از inbox به فولدر دیگر منتقل نکنید. نخست آنها را بخوانید، پاسخ بدهید و سپس بایگانیشان کنید. این کار نظم بهتری به حساب کاربری‌تان می‌دهد. همیشه در اینباکس فقط ایمیل های خوانده نشده یا بدون پاسخ باقی خواهند ماند.





• در مورد موضوع ایمیل نهایت دقت را به خرج دهید
هنگامی که مخاطب ایمیلی دریافت می‌کند، نخست به موضوع (Subject) آن نگاه می‌کند. موضوع، از مهم ترین موارد برای دسته‌بندی و اهمیت دادن به ایمیل محسوب می‌شود. این که نامه‌ را فقط با موضوع "Re:" که اصولا در جواب نامه‌های دریافتی نوشته می‌شود، ارسال کنیم چندان جالب و مناسب نیست. به این فکر کنید که اگر بعد از ماه‌ها به دنبال ایمیلی می‌گشتید، بتوانید به آسانی بر اساس موضوعش آن را جست‌وجو کنید.





• از ایمیل‌های رایگان استفاده کنید
اگر مایلید در سایت‌های رایگان سرگرمی یا هر چیز دیگری ثبت‌نام کنید، به شما پیشنهاد می‌کنیم از حساب کابری جداگانه‌ای برای این منظور استفاده کنید. بهتر است هرگز از ایمیل کاری برای مشترک شدن در این گونه سایت‌ها که هر روز تعداد بسیاری ایمیل با محتویات مختلف می‌فرستند، استفاده نکنید. این کار موجب به هم خوردن نظم حساب و پایین آمدن کارایی شما می‌شود.
• اسپم‌ها را در لیست سیاه بگذارید
به جای پاک و حذف کردن اسپم‌ها، بهتر است آنها را در فهرست فرستنده‌های مشکوک ذخیره کنید. با این کار در عرض چند ماه می‌توانید تعداد آنها را به حداقل برسانید. اصولا بیشتر اسپم‌ها از آدرس ایمیل‌های مشخصی فرستاده می‌شوند. پس با لیست کردن آنها در عرض چند ماه می‌توانید به‌راحتی آنها را شناخته از شر همه‌شان خلاص شوید.
• سیسستم *****ینگ اسپم‌ها را فعال کنید
بیشتر حساب‌های کاربری سیستم *****ینگ اسپم دارند. با این که این سیستم، ۱۰۰ درصد دقیق و درست عمل نمی‌کند، اما گزینه خوبی به شمار می‌رود و بهتر است همیشه فعال باشد. برای اطمینان از این که ایمیلی به اشتباه اسپم نشده، بهتر است کاربر هر چند وقت یکبار خودش هم فولدر اسپم‌ها را کنترل کند.





• ایمیل جدید بسازید
اگر تعداد اسپم‌ها زیاد است برای فرار از دستشان، حساب کاربری جدیدی برای خود بسازید. برای این کار همه اطلاعات مخاطبین و آدرس ایمیل دوستان، همکاران و آشنایانتان را ذخیره کنید و از آن بک‌آپ بگیرید. سپس حسابتان را پاک کنید و حساب کاربری جدیدی بسازید. فراموش نکنید که آدرس جدید را به همه دوستانتان و وب‌سایت‌های که عضو آنها هستید، اطلاع دهید.


منبع

با سلام
ممنون
خیلی کاربردی و جامع بود

موفق باشید.